Mehr als Tabellenkalkulationen: 5 Gründe, warum digitale Bestandsverwaltung ein Superheld für Ihr Unternehmen ist

Warum Unternehmen Tabellenkalkulationen bei der Verfolgung von Vermögenswerten über Bord werfen

Die Verfolgung des Bestands in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation kann eine schwierige Aufgabe sein. In der Anfangsphase mag eine Tabellenkalkulation für Ihr gesamtes Inventar und Ihre Bestände hilfreich sein. Aber irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem Ihr Unternehmen ein besseres Bestandsverwaltungssystem benötigt.

Hier kommen die Vorteile einer Bestandsverwaltungssoftware ins Spiel. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Bestandsverwaltungssysteme, was sie leisten können und warum Sie sie für Ihr Unternehmen brauchen. Fangen wir an, ja?

Was ist eine Bestandsverwaltungssoftware?

Bestandsverwaltungssoftware ist ein Werkzeug, mit dem Unternehmen u. a. ihre Lagerbestände, Aufträge, Verkäufe und Lieferungen verfolgen und verwalten können. Auch wenn es nicht immer so aussieht, ist dieses Tool für die Verwaltung Ihrer Lieferkette von entscheidender Bedeutung. Die Optimierung Ihrer Bestandsprozesse mit diesen Tools wird sich für Sie als vorteilhaft erweisen.

Unabhängig von Ihrer Branche kann sich ein Bestandsverwaltungssystem als mehr als nützlich erweisen. Hier sind einige Anwendungsbeispiele:

Einzelhandelsgeschäfte: Viele der heutigen stationären und Online-Einzelhändler verwenden Bestandsverwaltungssoftware, um Lagerbestände zu verfolgen, Bestellungen zu verwalten und Überbestände oder Fehlbestände zu vermeiden. Sie nutzen sie auch, um Verkaufstrends zu analysieren und den künftigen Bedarf an Beständen vorherzusagen.

Lagerhaltung und Vertriebszentren: Für diejenigen, die eine Karriere in der Logistik anstreben oder in Lagern arbeiten, ist Bestandsverwaltungssoftware ebenfalls sehr nützlich. Ein Lagerhaus könnte Inventarsysteme verwenden, um die Lagerung zu optimieren, mehrere Lager zu verwalten und die Warenbewegungen zu verfolgen.

E-Commerce-Geschäfte: Online- und E-Commerce-Unternehmen – vollständig online oder in Mischformen – verlassen sich in hohem Maße auf Bestandsverwaltungssoftware, um den Überblick über ihre umfangreichen und oft unterschiedlichen Bestände zu behalten. Die Software kann auch den Bestand über verschiedene Online-Marktplätze und Plattformen hinweg synchronisieren, wenn Sie auf mehreren Online-Marktplätzen verkaufen.

Fertigungsunternehmen: Ein Unternehmen der verarbeitenden Industrie verwendet in der Regel Bestandsverwaltungssoftware, um Rohstoffe, unfertige Erzeugnisse und Fertigwaren zu erfassen. Die Software hilft Ihnen bei der Planung von Produktionsplänen, bei der Verwaltung der Lieferkette und bei der Sicherstellung der rechtzeitigen Verfügbarkeit von Materialien.

Anbieter im Gesundheitswesen: Auch Organisationen im Gesundheitswesen können Inventarsysteme einsetzen. Krankenhäuser und Apotheken beispielsweise verwenden Bestandsverwaltungssoftware, um den Bestand an medizinischem Verbrauchsmaterial, Medikamenten und die Wartung medizinischer Geräte zu verfolgen. Die Software hilft dabei, den Bestand an wichtigen Artikeln zu sichern und das Verfallsdatum von Medikamenten zu verwalten.

Lebensmittel- und Getränkeindustrie: Einige Beispiele für Unternehmen sind Restaurants, Lebensmitteldienstleister und Lebensmittelläden. Sie können Bestandsverwaltungssoftware verwenden, um verderbliche Bestände zu verwalten, Verfallsdaten zu verfolgen und Einkäufe auf der Grundlage von saisonalen Trends und Verbrauchsmustern zu planen.

Was leistet die Bestandsverwaltungssoftware?

Was können Sie also mit einer Bestandsverwaltungssoftware tun? Hier sind einige wichtige Funktionen und Merkmale, die Sie nutzen können:

Bestandsverfolgung: Mit einer Bestandsverwaltungslösung behalten Sie den Überblick über Lagerbestände, Bestellungen, Verkäufe und Lieferungen. Dies kann die Verfolgung von Artikeln anhand von Seriennummern, Barcodes oder RFID-Etiketten umfassen.

Auftragsverwaltung: Verwalten Sie Einkaufs- und Verkaufsaufträge von der Auftragserstellung bis zur Erfüllung.

Bedarfsprognose: Einige fortschrittliche Systeme stellen Ihnen historische Daten und Analysen zur Verfügung, um die zukünftige Nachfrage zu prognostizieren. Auf diese Weise können sich Unternehmen besser auf Absatzschwankungen vorbereiten.

Lieferantenmanagement: Mit diesem System können Sie alle Ihre Lieferantenbeziehungen auf einer Plattform verwalten. Zu den Lieferantendaten, die Sie einbeziehen können, gehören Kontaktinformationen, Auftragshistorie, Verbindlichkeiten und Leistungskennzahlen.

Integrationsfähigkeiten: Viele Bestandsverwaltungssysteme lassen sich in andere Geschäftssysteme wie Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) und E-Commerce-Plattformen integrieren.

Automatisierte Nachbestellung: Einige Systeme können Produkte automatisch nachbestellen, wenn sie einen bestimmten Schwellenwert erreichen, um sicherzustellen, dass die Lagerbestände aufrechterhalten werden.

Strichkodierung und RFID-Scannen: Diese Funktion ermöglicht das schnelle Scannen von Artikeln für verschiedene Prozesse, einschließlich der Ein- und Auslagerung von Beständen und der Durchführung von Bestandsaufnahmen.

Produktidentifizierung: Mit dieser Funktion können Sie jeden Artikel mit eindeutigen Kennungen identifizieren, was für die Verfolgung und Verwaltung einer großen Anzahl von SKU (Stock Keeping Units) von entscheidender Bedeutung ist. 

5 Gründe, warum Sie eine Bestandsverwaltungssoftware benötigen

Die Investition in eine Bestandsverwaltungssoftware kann für ein Unternehmen in vielerlei Hinsicht von großem Nutzen sein. Hier sind fünf überzeugende Gründe, warum Sie eine Bestandsverwaltungssoftware benötigen:

• Verbesserte Bestandsgenauigkeit

Einer der Hauptvorteile von Bestandsverwaltungssoftware ist die höhere Genauigkeit bei der Verfolgung von Lagerbeständen. Die manuelle Bestandsverfolgung ist fehleranfällig, aber mit automatisierter Software können Sie Ihren Bestand in Echtzeit genau überwachen. Dies trägt dazu bei, Überbestände oder Fehlbestände zu reduzieren, und stellt sicher, dass Sie immer über die richtige Menge an Beständen verfügen.

• Gesteigerte Effizienz und Produktivität

Bestandsverwaltungssoftware automatisiert viele Aufgaben, die traditionell manuell erledigt werden, wie z. B. die Bestellung, Verfolgung und Analyse von Lagerbeständen. Diese Automatisierung spart Zeit und entlastet Ihre Mitarbeiter, so dass sie sich auf andere wichtige Aspekte des Unternehmens konzentrieren können. Außerdem werden Prozesse wie Wareneingang, Kommissionierung und Verpackung beschleunigt, was zu einem effizienteren Betrieb führt.

• Kosteneinsparungen

Durch die Aufrechterhaltung optimaler Lagerbestände und die Verringerung der Gefahr von Über- und Unterbeständen können Sie Ihre Kosten erheblich senken. Eine Überbevorratung bindet Kapital in unverkauften Waren und erhöht die Lagerkosten. Gegenwärtig lagern US-Unternehmen für jeden verkauften Dollar etwa 1,43 Dollar an Lagerbeständen. Dieses Problem der Überbevorratung kostet die Unternehmen zu viel Geld, insbesondere diejenigen, die Artikel mit Verfallsdatum lagern. Andererseits kann eine Unterbevorratung zu Umsatzeinbußen und unzufriedenen Kunden führen. Bestandsverwaltungssoftware hilft Ihnen, Ihre Lagerbestände auszugleichen und diese unnötigen Kosten zu reduzieren.

• Datengestützte Entscheidungsfindung

Diese Software bietet wertvolle Einblicke und Analysen über Ihren Bestand, Verkaufstrends und Kundenpräferenzen. Anhand detaillierter Berichte und Analysen können Sie entscheiden, welche Produkte Sie vorrätig halten, wann Sie nachbestellen und wie Sie die Preise für Ihre Artikel gestalten. Dieser datengestützte Ansatz hilft Ihnen, Ihren Bestand an der Marktnachfrage auszurichten und Ihre Verkaufsstrategie zu optimieren.

• Bessere Kundenbetreuung

Eine effiziente Bestandsverwaltung wirkt sich direkt auf die Kundenzufriedenheit aus. Studien zeigen, dass 34 % der Unternehmen einen Artikel verkauft haben, der nicht mehr vorrätig war, weil sie es versäumt haben, den Bestand effizient zu verfolgen. Ein Bestandsverwaltungssystem kann dieses Problem für Ihr Unternehmen ein für alle Mal aus der Welt schaffen.

Indem Sie sicherstellen, dass Produkte vorrätig sind und Bestellungen schnell und präzise ausgeführt werden, können Sie die Kundenzufriedenheit erheblich verbessern. Außerdem können Sie Ihren Kunden mit Echtzeit-Bestandsdaten genaue Informationen über die Produktverfügbarkeit und die voraussichtlichen Lieferzeiten geben.

5 Überlegungen bei der Auswahl der richtigen Inventarverwaltungssoftware für Sie

Es ist wichtig, ein System zu wählen, das Ihre aktuellen Anforderungen erfüllt und die Flexibilität hat, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Im Folgenden finden Sie fünf wichtige Aspekte, die Sie bei der Auswahl einer Bestandsverwaltungssoftware beachten sollten:

1) Kompatibilität und Integration

Die Software sollte mit Ihren bestehenden Systemen kompatibel sein, z. B. mit Buchhaltungssoftware, CRM-Systemen (Customer Relationship Management), E-Commerce-Plattformen und anderen Tools. Durch die nahtlose Integration wird ein reibungsloser Datenfluss zwischen den verschiedenen Systemen gewährleistet, wodurch Datenfehler durch menschliches Versagen und Zeitverlust durch manuelle Eingaben verringert werden.

2) Skalierbarkeit

Sie sollten auch berücksichtigen, wie gut die Software mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Wenn Ihr Unternehmen expandiert, benötigen Sie ein System, das mit zunehmendem Bestand und komplexeren Vorgängen umgehen kann. Achten Sie auf Software mit skalierbaren Funktionen und Preisplänen, die sich an die sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lassen.

3) Benutzeroberfläche

Ihre Bestandsverwaltungssoftware sollte auch über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen. Ein intuitiv zu bedienendes und einfach zu handhabendes System verkürzt die Einarbeitungszeit und verbessert die Benutzerakzeptanz. Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, den produktiven Umgang mit der Software mit so wenig Aufsicht und Anleitung wie möglich zu erlernen.

4) Flexibilität

Ihr Unternehmen hat möglicherweise besondere Anforderungen an die Bestandsverwaltung. Daher sollte Ihre Bestandsverwaltungssoftware flexibel genug sein, um Ihre geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen. Dies könnte die Anpassung von Berichten, die Anpassung an bestimmte Inventurverfahren oder die Integration in spezielle Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen umfassen.

5) Funktionsumfang

Listen Sie alle Funktionen auf, die Sie für Ihr Bestandsverwaltungssystem benötigen. Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen gewählte Bestandsmanagement Software über die nötigen Funktionen verfügt, um sowohl Ihre aktuellen als auch Ihre künftigen Anforderungen zu erfüllen. Sehen Sie sich die oben aufgeführten Funktionen noch einmal an und prüfen Sie, welche Sie für Ihren Betrieb benötigen.

Bessere Bestandsverwaltung für optimales Wachstum

Letztendlich ist die Bestandsverwaltung ein grundlegender Bestandteil Ihrer Geschäftsabläufe. Wenn Sie diesen Teil Ihres Arbeitsablaufs optimieren können, sparen Sie nicht nur Zeit und Geld. Sie bereiten Ihr Unternehmen auf ein langfristiges Wachstum vor. Geben Sie sich also nicht mit Tabellenkalkulationen für die Verwaltung Ihres Bestands zufrieden. Investieren Sie so früh wie möglich in ein geeignetes System.