Smart Maintenance und industrielle Instandhaltung: Definition, Vorteile & Best Practices
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Smart Maintenance ist eine datenbasierte Form der professionellen industriellen Instandhaltung, die dafür sorgt, dass Produktionsstätten, Baustellen und andere technische Umgebungen reibungslos funktionieren. Anstatt ausschließlich auf Störungen zu reagieren, werden Wartungs- und Reparaturarbeiten auf Basis der erhobenen Informationen passgenau gesteuert.
Optimierungen in diesem Bereich zahlen sich oft aus. Plötzliche Maschinenausfälle sorgen nicht selten für Betriebsunterbrechungen, Verzögerungen, Stress bei Mitarbeitenden und letztlich für ungeplante Kosten. Notfallteams reagieren meist unter Zeitdruck und mit unvollständigen Informationen. Ziel muss es daher sein, eine einheitliche Datenbasis zu schaffen, auf deren Grundlage die Beteiligten proaktiv tätig werden können, um Störungen in den Abläufen bereits im Vorfeld zu vermeiden.
Instandhaltungsprozesse sollten strukturiert und transparent aufgebaut werden. Die Maßnahmen zur Instandhaltung werden mit Smart Maintenance auf Basis der individuellen Daten im Unternehmen vorausgeplant. Die intelligente Instandhaltung hilft dabei, Unterbrechungen in Betriebsabläufen zu reduzieren, die Nutzungsdauer der Arbeitsmittel zu verlängern sowie die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten im Unternehmen zu verbessern.
Dieser Ratgeber beschäftigt sich mit den Grundlagen der Smart Maintenance und industriellen Instandhaltung. Er bietet Definitionen verschiedener Instandhaltungsarten, zeigt operative Herausforderungen und Best Practices. Zudem stellen wir digitale Werkzeuge vor, die den Umstieg von reaktiver Instandhaltung zu einem datenbasierten Instandhaltungsmanagement ermöglichen.
Was sind Smart Maintenance und industrielle Instandhaltung?
Die industrielle Instandhaltung umfasst alle Maßnahmen, die darauf ausgerichtet sind, Maschinen und Betriebsmittel in einem optimalen Funktionszustand zu halten oder diesen nach einer Störung wiederherzustellen. Sie wird angewendet bei Fahrzeugen, Maschinen sowie der dazugehörigen Infrastruktur, elektrischen Anlagen inklusive der IT-Assets, der Sicherheitsausrüstung und letztlich allen technischen Ressourcen in der Industrie oder im Handwerk.
Zur industriellen Instandhaltung gehören insbesondere:
- Laufende Wartungsmaßnahmen
- Technische Inspektionen
- Reparaturen
- Der Austausch von Komponenten
- Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung
- Allgemeine elektrische Wartung und Aufgaben der industriellen Elektroinstandhaltung
Smart Maintenance hingegen beschreibt die intelligente, digitale Form der Instandhaltung von Maschinen, Anlagen und Betriebsmitteln. Sie berücksichtigt zentrale Asset-Daten, aktuelle Zustandsinformationen sowie die Historie der Instandhaltung und generiert daraus eine strukturierte Instandhaltungsplanung. Teams erhalten die Möglichkeit, Maßnahmen aufgrund intelligenter Faktoren gezielt zu priorisieren und vorauszuplanen.
Entscheidend ist dabei die Dokumentation der notwendigen Daten. Diese können zum Teil automatisiert, etwa mithilfe smarter Sensoren, gemessen werden. Essenziell ist aber auch eine Erhebung von Zuständen und durchgeführten Maßnahmen vor Ort durch Mitarbeitende. Sowohl bei der Übernahme von Arbeitsmitteln als auch bei Ausführung von Wartungs- oder Reparaturarbeiten. Die Datenquantität und insbesondere deren Qualität sind Basis für verlässliche Vorhersagen.
Unternehmen, die ihre industrielle Instandhaltung nicht systematisch organisieren, geraten immer wieder in einen reaktiven Modus bei ungeplanten Ausfällen. Durch die damit verbundene Dringlichkeit entstehen unnötige Kosten. Unter Zeitdruck kommt es zudem vermehrt zu Fehlern und nicht nachhaltigen Lösungsansätzen.
Unternehmen, die auf eine vorausschauende Planung setzen, sind demgegenüber im Vorteil: sie behalten die volle Kontrolle, können langfristig planen, etwa was den Ersatzteileinkauf und den Personaleinsatz betrifft, und steigern letztlich die Produktivität durch die Verringerung ungeplanter Ausfälle. Zudem werden die Nachhaltigkeit und der Werterhalt der Arbeitsmittel auf diese Weise gefördert.
Die Rolle von Smart Maintenance in der industriellen Instandhaltung
Die industrielle Instandhaltung hängt untrennbar mit der operativen Leistungsfähigkeit und der Geschäftskontinuität zusammen. Smart Maintenance ist ein intelligenter Schlüssel, damit Betriebsmittel, Maschinen und technische Anlagen dauerhaft verfügbar, sicher und zuverlässig bleiben.
Smart Maintenance und industrielle Instandhaltung verfolgen mehrere zentrale Ziele:
- Sicherung der Betriebsabläufe durch die Reduzierung ungeplanter Stillstände
- Verringerung der Häufigkeit und Dauer von Ausfällen
- Gewährleistung der Sicherheit von Mitarbeitenden und Anlagen
- Optimierung der Betriebskosten und der gesamten Lebenszykluskosten von Betriebsmitteln
- Verlängerung der Nutzungsdauer von Maschinen, Anlagen und Infrastruktur
- Verbesserung der Zuverlässigkeit von Prozessen der elektrischen Instandhaltung und der Instandhaltung von Industrieanlagen
- Verbesserung der Instandhaltungsplanung für kritische Betriebsmittel
Gerade in industriellen Umgebungen kann eine fehlende Struktur bei der Instandhaltung schnell zu einer ganzen Reihe an Problemen führen. Dazu zählen Verzögerungen nach Ausfällen, die in der Regel Zusatzkosten verursachen, überlastete Teams, Sicherheitsrisiken und wachsender Druck durch Produktionsausfälle.
Mit Smart Maintenance richten Verantwortliche Instandhaltungsmaßnahmen an Produktionszielen aus und verteilen Ressourcen effektiver. Eine strukturierte Strategie für Betriebsinstandhaltung verbessert auch die Kommunikation zwischen den beteiligten Instandhaltungstechnikern, den Verantwortlichen in der Produktion, QHSE-Beauftragten (Beauftragte für Qualität, Gesundheit, Sicherheit und Umweltschutz), IT-Abteilungen, sowie der Verwaltung, die für den Einkauf und die Finanzplanung zuständig ist.
Dies ist von besonderer Bedeutung, wenn unterschiedliche Asset-Kategorien bei der Instandhaltung berücksichtigt werden müssen, zum Beispiel Produktionsmaschinen, Baumaschinen, die elektrische Infrastruktur, Fahrzeuge und IT-Assets.
Smart Maintenance in der industriellen Instandhaltung: Reifegradmodelle
Das sogenannte Reifegradmodell ist als Orientierung gedacht, mit der die eigene Instandhaltungsstrategie bewertet und gezielt weiterentwickelt werden kann.
Stufe 1: Reaktive Instandhaltung
Bei der rein reaktiven Instandhaltung werden Maßnahmen erst nach dem Auftraten eines Ausfalls getroffen. Dadurch arbeiten Teams meist unter Zeitdruck, da beispielsweise die Produktion stockt, und mit unvollständigen Daten, etwa zur Reparaturhistorie oder benötigten Ersatzteilen.
Typische Merkmale sind:
- Instandhaltungsarbeiten beginnen nur nach einem Defekt oder Ausfall
- Informationen sind dezentral verteilt, etwa in Papierdokumenten, Excel-Dateien, E-Mails oder nur in Form von persönlichen Kenntnissen von Mitarbeitenden
- Es besteht eine eingeschränkte Transparenz über die tatsächlichen Instandhaltungskosten
- Maßnahmen der industriellen Instandhaltung und Reparatur sind schwer nachzuverfolgen
- Teams sind eher mit dringenden Reparaturen beschäftigt und haben keine Zeit, Ausfälle präventiv zu verhindern
Diese Form der Instandhaltung ist immer noch in Unternehmen anzutreffen. Insbesondere, wenn die Aufgaben stetig gewachsen sind, ohne dass ein zentrales System zur Verwaltung etabliert wurde. Ist die Anzahl der Betriebsmittel überschaubar oder ein Ausfall nicht kritisch, kann dieses Modell funktionieren. Es wird aber schnell riskant, wenn die Menge der Arbeitsmittel zunimmt, Compliance-Anforderungen nicht eingehalten werden oder der Produktionsdruck steigt.
Stufe 2: Präventive Instandhaltung und Instandhaltungsplanung
In dieser Stufe planen Verantwortliche präventive Instandhaltungsmaßnahmen. Sie orientieren sich oft an Herstellervorgaben und sind entsprechend streng kalenderbasiert. Interne Erfahrungswerte oder einfache Nutzungsintervalle spielen dabei meist eine ergänzende Rolle.
Typische Merkmale sind:
- Erste präventive Instandhaltungspläne sind vorhanden
- Maßnahmen werden oft nach Zeitintervallen geplant
- Teams arbeiten mit Office-Tools oder einer einfachen Instandhaltungssoftware
- Einfache Kennzahlen werden erfasst
- Aufgaben der elektrischen Instandhaltung und Geräteprüfungen werden regelmäßiger dokumentiert
Die präventive industrielle Instandhaltung bietet bereits eine deutliche Steigerung von Effizienz und Zuverlässigkeit im Vergleich zur rein reaktiven Instandhaltung. Zudem schafft sie eine Grundlage für die verlässliche Instandhaltung und die Einführung einer Smart Maintenance. Werden die Wartungsintervalle allerdings nicht regelmäßig überprüft, besteht das Risiko, dass unnötige Wartungen durchgeführt werden oder stark beanspruchte Maschinen zu wenig gewartet werden.
Stufe 3: Strukturierte Instandhaltung und Smart Maintenance
Die Instandhaltung erfolgt bei diesem Modell standardisiert. Der Workflow wird detailliert beschrieben. Dazu zählen etwa interne Anfragen, Freigaben, Planung, Durchführung und der Abschluss von Maßnahmen. Bei dieser Form der Instandhaltung nutzen die Beteiligten in der Regel eine spezialisierte Software, um die benötigten Instandhaltungsdaten zu verwalten.
Typische Merkmale sind:
- Prozesse für Instandhaltungsmaßnahmen sind von der Anfrage bis zum Abschluss standardisiert
- Ein spezialisiertes Tool wird systematisch genutzt, beispielsweise eine CMMS-Software oder eine Asset-Management-Software mit Funktionen für das Instandhaltungsmanagement
- Instandhaltungshistorien werden dokumentiert
- Leistungskennzahlen werden regelmäßig überprüft
- Die Instandhaltung von Industrieanlagen lässt sich leichter planen, priorisieren und analysieren
- Smart Maintenance unterstützt die strukturierte Instandhaltungsplanung
Verantwortliche in Unternehmen erhalten deutlich mehr Kontrolle über ihre Instandhaltungsprozesse. Sie können datenbasiert Strategien, Standorte, Teams, eingesetzte Betriebsmittel und typische Ausfallmuster miteinander vergleichen. Daraus folgend können sie steuernd eingreifen und Ergebnisse verfolgen.
Stufe 4: Datengetriebene Smart Maintenance
Hierbei handelt es sich um die derzeit fortschrittlichste Methode der Instandhaltung. Sie basiert auf historischen Daten, Echtzeitwerten, die etwa mittels Sensoren erhoben werden, und Leistungsanalysen. Instandhaltung wird intelligent und ermöglicht eine präzisere Planung. Ziel ist es, drohende Ausfälle zu erkennen, bevor sie den Betrieb beeinträchtigen.
Typische Merkmale sind:
- Historische Daten, Sensoren und Echtzeitinformationen werden genutzt, um Ausfälle frühzeitig zu erkennen
- Für kritische Betriebsmittel wird Predictive Maintenance eingesetzt
- Prozesse zur kontinuierlichen Verbesserung sind etabliert
- Wiederkehrende Ausfälle werden systematisch analysiert
- Industrielle Elektroinstandhaltung und Maschineninstandhaltung können nach Risiko und Kritikalität priorisiert werden
- Smart Maintenance verbessert die Instandhaltungsplanung über mehrere Standorte hinweg
Datengetriebene industrielle Instandhaltung soll dabei nicht menschliches Fachwissen ersetzen. Die Instandhaltungsteams erhalten stattdessen detailliertere Informationen, auf deren Basis sie früher eingreifen können. Zudem können sie auf verlässlichere Daten zugreifen und dadurch besser planen.
Arten der industriellen Instandhaltung und Smart Maintenance
Korrektive Instandhaltung
Die korrektive Instandhaltung umfasst alle Maßnahmen, die nach einer Störung oder einem Ausfall zu treffen sind. Trotz der bekannten Nachteile ist sie auch heute noch verbreitet und hat zum Teil ihre Berechtigung. So zum Beispiel bei Organisationen mit begrenzen Instandhaltungskapazitäten sowie bei Betriebsmitteln, die entweder nicht kritisch oder sehr preisgünstig und schnell zu ersetzen sind.
Bereits erwähnte Probleme sind: ungeplante Stillstände, Steigerung der Reparaturkosten, negative Auswirkungen auf die Produktion und hoher Zeitdruck bei der Reparatur. Daher ist die korrektive Instandhaltung ein Werkzeug, das eher ergänzend und nur in begründeten Ausnahmefällen eingesetzt werden sollte. Als Standardstrategie sollte sie nicht mehr zum Einsatz kommen.
Systematische präventive Instandhaltung
Die systematische präventive Instandhaltung sieht vor, feste Intervalle für Maßnahmen der Instandhaltung festzulegen. Faktoren können eine bestimmte Zeitdauer, Betriebsstunden oder Arbeitszyklen sein. Ausfälle werden weitgehend vermieden, da kritische Teile zeitgerecht getauscht werden.
Besonders geeignet ist diese Form der Instandhaltung, wenn Hersteller klare Empfehlungen für Wartungsintervalle abgeben, die im Idealfall datenbasiert festgelegt wurden. Auch wenn die Folgen eines Ausfalls erheblich sind, bietet sich die präventive Instandhaltung an. Dies ist häufig bei hochwertigen Fahrzeugen, Produktionslinien, elektrischen Anlagen und sicherheitsrelevanten Betriebsmitteln der Fall.
Nachteilig ist, dass bei einer fehlenden Überprüfbarkeit der Strategie das Risiko steigt, unnötige Wartungen durchzuführen. So können beispielsweise völlig intakte Bauteile trotz einer hohen Restlebensdauer getauscht werden. Hier kann versucht werden, anhand von Wartungshistorien, Ausfallraten, konkreten Einsatzbedingungen und den entstehenden Kosten die Strategie zu optimieren.
Zustandsorientierte präventive Instandhaltung
Die zustandsorientierte präventive Instandhaltung fokussiert sich auf den tatsächlichen Zustand eines Betriebsmittels. Basis dafür sind erhobene Messwerte wie Schwingungen, Temperatur oder Druck. Ebenso Betriebsstunden und Verbrauchswerte sowie die Ergebnisse regelmäßiger optischer Kontrollen.
Instandhaltungsmaßnahmen sollen auf diese Weise erst dann ausgelöst werden, wenn sie erforderlich sind. Die Nutzungsdauer gerade von hochwertigen Komponenten wird so verlängert. Der damit verbundene personelle Aufwand und das benötigte Erfahrungswissen bedingen es, dass diese Art der Instandhaltung in erster Linie bei strategisch wichtigen Betriebsmitteln erfolgt.
Die zustandsorientierte präventive Instandhaltung ist sozusagen die Vorstufe zur Smart Maintenance, mit dem Unterschied, dass die Erhebung und Bewertung von Kennzahlen hier noch überwiegend manuell erfolgt.
Predictive Maintenance
Die Predictive Maintenance geht noch einen Schritt weiter. Sie nutzt historische Daten und fortgeschrittene Analysetechniken, um sich anbahnende Störungen bereits zu erkennen, bevor die klassischen Symptome sichtbar werden. Grundlage dafür sind Algorithmen, die sich auf erhobene Daten, vorgegebenes Erfahrungswissen, Sensordaten und Trend-Analysen stützen. Hier hält maschinelles Lernen zunehmend Einzug.
Predictive Maintenance kommt häufig bei sehr kritischen Betriebsmitteln zum Einsatz. Insbesondere dann, wenn Ausfälle hohe Folgekosten verursachen. Sie ist nicht für jedes Werkzeug notwendig oder sinnvoll. Die Strategie spielt ihre Stärken besonders dann aus, wenn verlässliche Asset-Daten, strukturierte Instandhaltungshistorien und eine gute Dokumentation vorhanden sind. Sie sind die Basis für präzise vorhersagende Modelle.
Verbesserungsinstandhaltung
Die Verbesserungsinstandhaltung ergänzt andere Modelle in der Form, dass Anlagen oder Prozesse so optimiert werden, dass Ursachen für Ausfälle beseitigt werden. Sie ist eng verzahnt mit der Strategie der kontinuierlichen Verbesserung, der intelligenten Instandhaltung und dem Ziel der langfristigen Zuverlässigkeit.
Wenn beispielsweise dieselbe Komponente wiederholt ausfällt, besteht die beste Lösung nicht darin, sie immer wieder zeitgerecht auszutauschen. Der geeignetere Ansatz wäre es, das Bauteil neu zu konstruieren, den Betriebsprozess anzupassen oder den Schutz zu verbessern. Auch benachbarte Komponenten und Wartungsintervalle können betrachtet oder eine besser geeignete Alternative gesucht werden.
Die Verbesserungsinstandhaltung ist gleichermaßen nachhaltig wie effizient: Sie beseitigt Ursachen und nicht nur die Symptome. Wiederkehrende Fehler werden reduziert, die Sicherheit verbessert und die Effizienz langfristig gesteigert.
| Instandhaltungsart | Einsatz | Betroffene Betriebsmittel | Wichtigste Vorteile | Wichtigste Einschränkungen |
|---|---|---|---|---|
| Korrektive Instandhaltung | Maßnahme nach einem Ausfall | Nicht kritische oder redundante Betriebsmittel | Einfach umzusetzen, geringer Planungsaufwand | Ungeplante Stillstände, hohe Kosten, Auswirkungen auf die Produktion |
| Systematische präventive Instandhaltung | Maßnahmen nach festem Zeitplan | Kritische Anlagen, Herstellerempfehlungen | Reduziert Ausfälle, erleichtert die Instandhaltungsplanung | Risiko von Überwartung, teilweise unnötige Kosten |
| Zustandsorientierte präventive Instandhaltung | Wartung abhängig vom Anlagenzustand | Strategische Assets mit messbaren Kennwerten | Zielgerichtetere Maßnahmen, optimierte Lebensdauer | Erfordert Sensoren, Messungen und Monitoring-Routinen |
| Predictive Maintenance | Vorhersage auf Basis von Datenanalysen | Standorte mit vielen Assets und verfügbaren Daten | Reduziert ungeplante Stillstände, verbessert die Verfügbarkeit | Investitionen erforderlich, komplexe Einführung |
| Verbesserungsinstandhaltung | Veränderung von Anlagen oder Prozessen | Wiederkehrende Ausfälle, konstruktionsbedingte Probleme | Reduziert bestimmte Ausfallrisiken dauerhaft | Erfordert Analyse, Entwicklungsarbeit und Umsetzungszeit |
Herausforderungen für Smart Maintenance und Instandhaltungsplanung
Die Instandhaltung von Betriebsmitteln wird branchenübergreifend zunehmend komplexer. Besonders betroffen sind Unternehmen in der Fertigung, in der Baubranche, im Facility-Management, der Logistik und der Energiewirtschaft.
Zu den zentralen Herausforderungen gehören:
- Eine wachsende und sehr heterogene Menge zu verwaltender Betriebsmittel, darunter Maschinen, Werkzeuge, persönliche Schutzausrüstung, IT-Assets, Fahrzeuge und Infrastruktur
- Daten, die über mehrere Tools verteilt sind, beispielsweise CMMS-Plattformen, ERP-Systeme, Excel-Tabellen, Papierdokumente und persönlichen Notizen
- Eingeschränkte Echtzeittransparenz über den tatsächlichen Zustand von Assets
- Schwierigkeiten bei der Instandhaltungsplanung und Priorisierung von Maßnahmen
- Unvollständige Historien für industrielle Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen
- Steigende Anforderungen an Dokumentation, Sicherheit und Compliance
- Komplexere Aufgaben der elektrischen Instandhaltung und industriellen Elektroinstandhaltung über verteilte Standorte hinweg
Informationen sind in vielen Unternehmen dezentral verteilt, etwa in lokalen Excel-Tabellen oder Papierdokumenten. Dadurch ist die Verwaltung von Betriebsmitteln erschwert und die Fehleranfälligkeit erhöht. Durchgeführte Maßnahmen werden womöglich nicht dokumentiert, Reparaturhistorien sind unvollständig und Daten müssen aufwändig zusammengetragen werden.
Auch die immer mobilere Arbeitswelt erschwert die Instandhaltungsplanung. Techniker benötigen Informationen wie Prüfprotokolle und Checklisten an verschiedenen Arbeitsorten. Die Datenbeschaffung gestaltet sich komplizierter, die Dokumentation der getroffenen Maßnahmen muss möglichst zeitnah und transparent zur Verfügung gestellt werden.
Der Kostendruck steigt fast überall und die Versuchung ist groß, bei der Instandhaltung zu sparen. Doch Folgen schlechter Wartung werden schnell teurer als geeignete präventive Maßnahmen, die technische Probleme hätten verhindern können. Produktionsausfälle, Verzögerungen – die mit Vertragsstrafen und Reputationsverlust verbunden sein können -, kurzfristige Sofortmaßnahmen und benötigte externe Dienstleister verursachen Kosten und andere Schwierigkeiten.
Smart Maintenance und eine strukturierte Instandhaltung sorgen dafür, dass Notfallmaßnahmen die absolute Ausnahme werden. An deren Stelle rückt eine kontrollierbare Planung, die nur wirklich essenzielle Bereiche priorisiert und wirtschaftliche Aspekte nicht aus den Augen verliert. Zudem wird auf diese Weise die Transparenz erhöht und die Qualität der Reaktionen gesteigert.
Vorteile von Smart Maintenance und industrieller Instandhaltung
Die Vorteile einer optimierten industriellen Instandhaltung werden in der Regel schnell sichtbar. Mit den richtigen digitalen Werkzeugen erhalten Verantwortliche eine effektive Kontrollmöglichkeit über die Instandhaltungsplanung und die Wirksamkeit von Maßnahmen. Betriebsmitteldaten werden transparent und aktiv nutzbar.
Verantwortliche beobachten typischerweise:
- Weniger ungeplante Stillstände und eine bessere Anlagenverfügbarkeit
- Besser vorbereitete Maßnahmen mit den richtigen Ersatzteilen und Kompetenzen
- Langfristig niedrigere Reparaturkosten durch Prävention und kontinuierliche Verbesserung
- Eine längere Nutzungsdauer von Betriebsmitteln durch richtig bemessene Instandhaltung
- Bessere Arbeitsbedingungen für Teams durch weniger Notfälle und mehr Transparenz über anstehende Aufgaben
- Eine verbesserte Nachvollziehbarkeit von Maßnahmen der industriellen Instandhaltung und Reparatur
- Verlässlichere Dokumentation der elektrischen Instandhaltung und der Instandhaltung von Industrieanlagen
- Präzisere Instandhaltungsplanung durch zentrale Daten und digitale Prozesse
Davon profitieren auch benachbarte Abteilungen der Instandhaltung, etwa Verantwortliche in der Produktion, im Einkauf, in der Buchhaltung, Arbeitssicherheitsbeauftragte und im Management. Sie haben Zugriff auf Echtzeitdaten und einen stets aktuellen Überblick der geplanten Maßnahmen. Dies führt zu Synergieeffekten, etwa indem Ersatzteile langfristig eingekauft werden können oder ineffiziente Maschinen leichter identifizierbar sind.
Digitalisierung: Smart Maintenance und intelligente Instandhaltung
Digitalisierung schafft die Basis für eine intelligente Gestaltung industrieller Instandhaltung. Smart Maintenance funktioniert nur, wenn ausreichend verlässliche Daten zur Verfügung stehen. In vielen Unternehmen sind Systeme für CMMS und ERP im Einsatz. Durch die Heterogenität der zu verwaltenden Betriebsmittel fehlt aber häufig eine gemeinsame zentrale Datenbasis.
Anders gesetzte Schwerpunkte verwendeter Software oder fehlende Mobilität der Anwendungen führen oft dazu, dass sogar ergänzend Informationen in lokalen Excel-Tabellen oder handschriftlichen Dokumentationen festgehalten werden. Diese Fragmentierung erschwert es Verantwortlichen, sich einen vollständigen Überblick über den Anlagenzustand, die Wartungshistorie und getroffenen Maßnahmen zu verschaffen.
Hier ist es in der Regel sinnvoll, auf eine zentralisierte, spezialisierte Software zu setzen, die alle benötigten Features mitbringt und im Idealfall über Schnittstellen zu anderen Standardanwendungen, etwa ERP-Lösungen, verfügt. Wichtig dabei ist, dass sie sich ausreichend flexibel an die Bedingungen vor Ort anpassen lässt, etwa indem sie Strukturen abbilden und benötigte Attribute speichern kann.
Eine Asset-Management-Plattform wie Timly unterstützte unter anderem folgende Anforderungen:
- Echtzeitverfolgung von Betriebsmitteln wie Maschinen, Werkzeuge, IT-Assets, Fahrzeuge, persönliche Schutzausrüstung und Assets der Infrastruktur – inklusive Verknüpfung mit Standorten und Arbeitsbereichen
- Planung präventiver und korrektiver Instandhaltungsmaßnahmen
- Vollständige Historie von Maßnahmen, Prüfungen, Vorfällen und Reparaturen
- Verwaltung von Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien
- Mobiler Zugriff für Techniker per App
- QR-Code- und Barcode-Scanning zur schnellen Identifikation eines Betriebsmittels
- Digitale Instandhaltungsplanung für Smart Maintenance über mehrere Standorte
Durch die cloudbasierte Umsetzung ist die Lösung beliebig skalierbar und kann Betriebsmittel über mehrere Standorte hinweg einheitlich verwalten. So wird Digitalisierung besonders wertvoll, da sowohl standortorientiert als auch projektbasiert gearbeitet werden kann und von nahezu jedem Arbeitsort ein mobiler Zugriff möglich ist. Dadurch bleiben Arbeitsmittel stets im Fokus, unabhängig davon, wo sie sich befinden, wer sie gerade benutzt und wann die letzte Prüfung stattfand.
Ein einheitlicher Wartungskalender sorgt für Transparenz. Techniker können direkt vor Ort durchgeführte Maßnahmen dokumentieren. Das integrierte Ticketsystem vereinfacht den Informationsaustausch und die Auftragsbearbeitung. Dadurch liegen alle Informationen bei jedem Beteiligten in Echtzeit vor.
5 Best Practices für Smart Maintenance und Instandhaltungsplanung
Um eine wirksame und intelligente industrielle Instandhaltung zu etablieren, sind einige Vorbereitungen notwendig. Diese lassen sich in fünf Schritte als sogenannte „Best Practices“ darstellen:
1. Betriebsmitteldaten zentralisieren
Im ersten Schritt werden alle Assets und Betriebsmittel identifiziert, die in das Instandhaltungskonzept aufgenommen werden sollen. Dazu gehören beispielsweise Maschinen, Fahrzeuge, IT-Equipment, Werkzeuge, elektrische Anlagen und viele weitere Assets.
Wichtig ist die Kennzeichnung jedes Assets zur individuellen Identifizierung. Hierfür können QR-Codes, Barcodes oder RFID-Tags verwendet werden. Über das Identifizierungsmerkmal ist der entsprechende Datensatz aufrufbar.
Die Informationen müssen über ein zentrales System verwaltet werden. Relevante Attribute sind beispielsweise der Standort, technische Detailbeschreibungen, Zustand, Kritikalität, Instandhaltungshistorie sowie Dokumente und Protokolle aller Art. Auch Ersatzteilnummern und Verantwortliche sollten in einem Datensatz erfasst werden. Auf Basis dieser möglichst umfangreichen und validen Informationen wird Smart Maintenance aufgebaut.
2. Prozesse für Maßnahmen standardisieren
Standardisierungen sorgen für Qualitätssicherung und Handlungssicherheit. Sie sollten die gesamte Instandhaltungsmaßnahme beschreiben, angefangen bei der Anfrage, der Bewertung und der Freigabe der Maßnahme. Darauf folgen die Durchführung, die Dokumentation und der Abschluss inklusive Erfolgskontrolle.
Hierbei können die verschiedenen Arten der Instandhaltung beschrieben werden, also die korrektive Instandhaltung, präventive Instandhaltungsmaßnahmen, reine Inspektionen und auch Verbesserungsmaßnahmen. Das sorgt für Klarheit bei den eingesetzten Teams und hilft bei der Auswertung von Aktivitäten.
Hilfreich dabei sind Checklisten, die wiederkehrende Standardmaßnahmen beschreiben. Dadurch wird es vermieden, dass Arbeitsschritte vergessen werden und ein gleichbleibender Standard wird gesichert. Zudem lassen sich so Herstellerempfehlungen und Sicherheitsvorgaben integrieren.
3. Die passende Smart-Maintenance- und Instandhaltungsstrategie definieren
Die Instandhaltungsstrategie kann sehr individuell auf die Bedingungen vor Ort abgestimmt werden. Kriterien dafür sind etwa die Relevanz eines Assets, Kosten, die bei einem Ausfall entstehen, Verfügbarkeit und Lieferzeiten von Ersatzteilen und Vorhersagbarkeit von Verschleiß und Ausfällen. Sehr kritische Anlagen sollten eher präventiv gewartet werden und mit Mitteln der Smart Maintenance oder Predictive Maintenance überwacht werden.
Bei weniger kritischen Betriebsmitteln ist möglicherweise aus ökonomischen Erwägungen sinnvoll, sie korrektiv instand zu halten. Diese Entscheidung sollte nach entsprechender Abwägung getroffen und regelmäßig hinterfragt werden.
Das Ergebnis wird in Instandhaltungsplänen festgehalten, die Frequenzen der Maßnahmen, Aufgaben und Kompetenzen der ausführenden Mitarbeitenden, benötigte Ersatzteile, eventuelle Sicherheitsanweisungen und Anforderungen an die Dokumentation beschreiben.
4. Teams im Außendienst ausstatten
Wartungsteams sind oft standortübergreifend unterwegs. Daher ist es wichtig, dass sie mobil auf die Instandhaltungssoftware zugreifen können. Ideal ist etwa der Zugriff per Smartphone oder Tablet. So stehen alle nötigen Informationen wie technische Daten, Instandhaltungshistorien, Checklisten, benötigte Dokumente und durchzuführende Aufgaben direkt am Einsatzort zur Verfügung.
Vereinfacht wird der Aufruf von Datensätzen etwa durch die Möglichkeit, QR-Codes in der Wartungsapp einzuscannen und das Profil des Assets aufzurufen. Das vermeidet den Aufruf falscher Profile und sorgt für eine intuitive Handhabung.
Wichtig ist es ebenfalls, dass die Dokumentation direkt vor Ort mobil erfolgen kann. Müssen Daten später nachgepflegt werden, erhöht dies die Fehleranfälligkeit und das Risiko, dass Eingaben vergessen oder aus Zeitdruck unterlassen werden. Mobile Smart Maintenance stellt dagegen sicher, dass die Software dort genutzt werden kann, wo Instandhaltung durchgeführt wird.
5. Kennzahlen für Smart Maintenance und Instandhaltungsplanung verfolgen
Die Effizienz einer Wartungsstrategie lässt sich mit Kennzahlen messen. Besonders verbreitet sind die MTBF und MTTR:
- Mean Time Between Failures (MTBF): Misst die durchschnittliche Zeit zwischen zwei Ausfällen und zeigt dadurch die Zuverlässigkeit eines Betriebsmittels.
- Mean Time To Repair (MTTR): Beschreibt die durchschnittliche Dauer einer Reparatur für das Asset, wodurch Reaktionsfähigkeit und Effizienz messbar werden.
Betrachtet man die Kennzahlen über einen längeren Zeitraum, wird deutlich, ob der Fokus für einzelne Betriebsmittel richtig gesetzt wurde. Fallen Maschinen zu häufig aus, sollte eher präventiv agiert werden oder die Verbesserungsinstandhaltung angestrebt werden. Dauert eine Reparatur zu lange, sind gegebenenfalls Abläufe zu optimieren. Für Smart Maintenance sind diese Kennzahlen hilfreich, um Instandhaltungsplanung, Verfügbarkeit und kontinuierliche Verbesserung zu steuern.
Wie Timly Smart Maintenance und industrielle Instandhaltung unterstützt
Timly bietet mit seiner zentralisierten Asset-Verwaltungssoftware eine wichtige Basis für Smart Maintenance. Die Software ist von Grund auf für die einfache Verwaltung von Arbeitsmitteln aller Art konzipiert. Für typische Aufgaben wie Instandhaltungsplanung, Dokumentenablage, Standortverwaltung und Vergabe von Zuständigkeiten bringt Timly bereits die erforderlichen Funktionen mit. Profile sind so anpassbar, dass wirklich jedes Asset erfasst werden kann.
Darüber hinaus können Strukturen und Arbeitsabläufe von Unternehmen abgebildet werden, indem sich etwa Verknüpfungen oder Container erstellen lassen. Dadurch ist es möglich, auch komplexe Industrieanlagen zu erfassen und Informationen in jeder benötigten Granularität für einzelne Komponenten zu speichern. Techniker können an jedem Arbeitsort mittels QR-Code und Smartphone-App darauf zugreifen.
Zugleich besteht ein zentraler Überblick über Wartungshistorie, anstehende Maßnahmen und individuelle Termine für jedes einzelne Asset. Verantwortliche in der Verwaltung und der Instandhaltungsplanung haben dafür entsprechende Filtermöglichkeiten und Übersichten.
In Zeiten knapper und teurer werdender Ressourcen ist Smart Maintenance ein wesentlicher Baustein, um Betriebsmittel effizient und nachhaltig einzusetzen. Mit Timly erhalten Sie ein mächtiges Werkzeug, um ihre Instandhaltungsplanung smart umzusetzen.
