Documentación informática con un moderno software de inventario

La documentación informática garantiza que los recursos informáticos, cada vez más escasos y caros, se utilicen eficazmente. No se trata de planes de red en los que se documenten direcciones IP, nombres de red y espacios de direcciones. Se trata más bien de examinar los componentes individualmente: Un puesto de trabajo PC suele constar al menos de un ordenador, un monitor, un ratón y un teclado. Además, el software instalado es relevante.

El enfoque generalista del software de inventario permite crear categorías flexibles para cualquier tipo de inventario. Puede tratarse tanto de vencimientos de licencias como de próximas citas, como el e-check. Esto te da una visión completa de tu entorno informático, que no sólo facilita el trabajo diario de tu administrador informático. Te permite tener una visión permanente de tu propio inventario y de los costes derivados de tu gestión informática.

Existe un software de documentación informática hecho a medida para llevar un registro de toda la documentación informática. Se adapta con precisión a las necesidades de la infraestructura informática típica. Uno de los objetivos de este tipo de software suele ser asignar las funciones de un ordenador en la red. También se suelen almacenar detalles como los sistemas operativos instalados y las configuraciones. Por tanto, una herramienta de documentación informática basada en la nube es útil en los departamentos de informática. Sin embargo, su utilidad es limitada para obtener una visión general del inventario de la empresa.

En este caso, la doble entrada sería inevitablemente necesaria si no se realizan consultas individuales a los servicios informáticos de la empresa de forma permanente. Las citas de servicio, por ejemplo, se refieren a inventarios de todo tipo. Sólo si se gestionan de forma centralizada en un lugar pueden ser supervisadas y coordinadas por responsables individuales. Además, no tiene mucho sentido considerar el hardware informático por separado de otras herramientas y elementos del inventario.

Sin duda, depende de cada caso concreto si es conveniente la adquisición de un inventario digital de gestión y documentación informática. Crear una visión de conjunto, por ejemplo, también puede hacerse con documentos en distintos formatos. Los archivos de texto puro y los documentos PDF, sin embargo, tienen la desventaja de que son más bien estáticos. No cabe duda de que son adecuados para registrar y almacenar información una sola vez.

Sin embargo, la documentación informática es algo muy dinámico. Algunos componentes son más bien consumibles, otros cambian permanentemente sus características, como las ubicaciones asignadas y los usuarios. En consecuencia, existe el peligro de que una documentación informática tan rígida deje de estar actualizada al cabo de poco tiempo. Además, los documentos individuales se vuelven confusos rápidamente si superan un determinado tamaño.

Utilizar Excel es una herramienta muy universal y bien establecida. Es muy posible crear hojas de cálculo similares a bases de datos que también pueden utilizarse para registrar distintos elementos del inventario. Sin embargo, en última instancia, Excel no está diseñado para una aplicación específica. La capacidad multiusuario y el acceso a través de la red sólo funcionan hasta cierto punto.

El acceso móvil ya fracasa por falta de claridad. Un manejo complicado provoca errores y, en el peor de los casos, falta de aceptación entre los empleados. Si actualizar la documentación informática supone demasiado esfuerzo, existe el riesgo de que no se haga por falta de tiempo.

Para algunos fines, existe un gran software de código abierto que puede utilizarse como complemento. Esto tiene la ventaja de que no cuesta nada y el código fuente es de libre acceso. Esto garantiza la transparencia y la confianza. Sin embargo, si utilizas software de código abierto para funciones clave de tu empresa, existe el riesgo de que no haya soporte disponible en caso de errores.

La falta de actualizaciones o la interrupción de los proyectos por falta de tiempo de los desarrolladores también son situaciones realistas que debes afrontar de antemano. Por estas razones, un software especializado en inventario y documentación informática de pago puede ser, en última instancia, la solución más económica para tus operaciones informáticas.

Software-de-seguimiento-de-activos como Timly sigue el planteamiento de que todo el inventario de una empresa, una institución pública o una autoridad pública puede registrarse como equipo operativo. Esto empieza con el mobiliario, sigue con las máquinas, herramientas y vehículos y también incluye todo el hardware y el software de una empresa. Al registrar, cada objeto puede asignarse a una categoría.

En consecuencia, sólo se registra la información necesaria para el fin específico. Por otra parte, la documentación no tiene límites. Se pueden almacenar todos los parámetros y detalles útiles. Esto incluye, por ejemplo, las instrucciones de uso y los periodos de licencia.