Themen in diesem Beitrag

Unternehmensvorstellung

Die Pädagogische Hochschule Bern (PHBern) ist eine der größten Bildungseinrichtungen der Schweiz.

Seit ihrer Gründung im Jahr 2005 vereint sie Lehre, Praxis und Forschung unter einem Dach und prägt die Ausbildung der Lehrpersonen von morgen. Rund 1.200 Mitarbeitende arbeiten auf dem modernen vonRoll-Campus in Bern sowie an weiteren Standorten an der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Bildungslandschaft.

Die Herausforderung

Mit ihren vielen Gebäuden, Lehrzimmern und Verwaltungseinheiten verfügt die PHBern über eine beachtliche Menge an Mobiliar und Schlüsseln. Die jährlichen Inventuren bedeuteten daher einen erheblichen zeitlichen und administrativen Aufwand:

  • Inventur des Mobiliars: etwa 3 Wochen Aufwand
  • Schlüsselkontrolle: etwa 2 Wochen pro Jahr
  • Gesamter jährlicher Inventuraufwand: über 1 Monat

Die Hochschule suchte nach einer Lösung, um diese Prozesse zu vereinfachen, ihren Digitalisierungsgrad zu erhöhen und die Transparenz über Ressourcen und Schlüsselbewegungen zu verbessern. Ziel war ein zentrales, einfach bedienbares System, das Verwaltung und Nachverfolgung in einer einzigen Plattform vereint.

Die Lösung

Mit Timly fand die PHBern eine Software, die alle Anforderungen erfüllt – intuitiv, cloudbasiert und mobil zugänglich.

Kernfunktionen der Implementierung:

  1. Digitale und automatisierte Schlüsselvergabe mit Echtzeit-Verfolgung
  2. Zentrale Verwaltung und Kategorisierung von Mobiliar und Ressourcen
  3. Standort- und nutzerbasierte Zuordnung von Inventar
  4. Mobile Nutzung durch App – jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten
  5. Reibungslose Integration in bestehende IT-Systeme

Timly ermöglicht es der PHBern, Schlüsselbewegungen transparent nachzuvollziehen und Mobiliar systematisch zu verwalten. Zuständige Mitarbeitende können direkt über die App Inventar zuweisen, rückmelden oder prüfen – ohne bürokratischen Aufwand.

Die Ergebnisse

Mit Timly hat die PHBern die Basis für eine effiziente, sichere und digitale Ressourcenverwaltung geschaffen. Die Einrichtung profitiert heute von spürbaren Verbesserungen in mehreren Bereichen:

  • Deutliche Reduktion des Inventuraufwands durch Automatisierung

  • Transparente Nachverfolgung aller Schlüssel- und Inventarbewegungen

  • Schnelle Reaktionsfähigkeit bei Unregelmäßigkeiten

  • Mehr Übersicht über Ressourcen und ihre Nutzung

  • Höhere Betriebssicherheit und Nachvollziehbarkeit

Die proaktive Echtzeitüberwachung steigert Sicherheit und Effizienz innerhalb der Institution, während die automatisierten Prozesse eine nachhaltige Entlastung im Betriebsalltag bringen.

Wichtige Erkenntnisse

  • Digitalisierung kann auch in großen Bildungseinrichtungen schnell und wirkungsvoll implementiert werden.
  • Einheitliche Systeme sparen nicht nur Zeit, sondern erhöhen auch Transparenz und Sicherheit.
  • Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Anbietern wie Timly beschleunigt nachhaltige Veränderungen im Bildungssektor.

Die PHBern beweist, dass smarte Inventarverwaltung mehr ist als nur Technik – sie ist der Schlüssel zu einer modernen, vernetzten und zukunftsfähigen Hochschulorganisation.

Foto: PHBern