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Kurze Unternehmensvorstellung

Die Stadtwerke Hechingen versorgen die rund 19.150 Einwohner der Stadt im Herzen Baden-Württembergs zuverlässig mit Energie, Wasser und weiteren kommunalen Dienstleistungen. Gegründet 1863, sind sie eine öffentliche Verwaltungseinrichtung, die sowohl den Betriebshof als auch die Mitarbeitenden professionell organisiert. Ihr Bestand umfasst etwa 1.000 Objekte, von Geräten über Fahrzeuge bis hin zu Verwaltungsressourcen.

Die Herausforderung

Die Stadtwerke Hechingen standen vor zwei zentralen Aufgaben:

  1. Mitarbeiterqualifikationen und Schulungen: Die Verwaltung von Fähigkeiten, Zertifikaten und Schulungsunterlagen musste zentralisiert werden, um rechtliche Vorgaben einzuhalten und die Sicherheit zu gewährleisten.
  2. Inventar- und Fuhrparkverwaltung: Gleichzeitig sollten Ausrüstung, Werkzeuge und Fahrzeuge effizient verwaltet werden.

Die Herausforderung bestand darin, beide Bereiche – Personalqualifikationen und materielle Assets – innerhalb einer einzigen, übersichtlichen Plattform zu verwalten. Die bisher genutzten Systeme waren dafür zu fragmentiert und aufwendig.

Die Lösung

2020 implementierten die Stadtwerke Hechingen Timly, um beide Herausforderungen zu meistern. Die cloudbasierte Plattform bietet:

  • Digitale Personalakte: Verwaltung von Qualifikationen, Zertifikaten, Schulungsunterlagen und relevanten Dokumenten wie Verträgen und Diplomen.
  • Mobile Nutzung: Schneller Zugriff auf alle Informationen von jedem Gerät aus, auch vor Ort.
  • Ticketsystem: Vollständige Kontrolle über Support- und Reparaturanfragen im Betriebshof, inklusive Dokumentation von Aktivitäten, Details und Reparaturrechnungen.

Mit Timly konnten die Stadtwerke eine strukturierte, zentrale Übersicht für alle Mitarbeiterqualifikationen schaffen, gleichzeitig den Betriebshof effizienter verwalten und die Compliance gewährleisten.

Die Ergebnisse

  • Zentrale Verwaltung: Alle Qualifikationen, Zertifikate und Schulungen der Mitarbeitenden werden in einer Plattform übersichtlich verwaltet.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Administratoren können auf einen Blick ablaufende Qualifikationen, anstehende Schulungen und Zertifizierungen prüfen.
  • Effiziente Asset-Verwaltung: Der Betriebshof profitiert von einem klar strukturierten Management von Geräten und Fuhrpark, einschließlich Wartung und Reparaturprozessen.
  • Optimierte Prozesse: Die Digitalisierung reduziert Verwaltungsaufwand, sorgt für Transparenz und ermöglicht eine schnelle, einfache Nachverfolgung.

Wichtige Erkenntnisse

  • Zentrale Plattform statt Insellösungen: Vereinfachte Verwaltung und Transparenz für Personal- und Geräte-Assets.
  • Digitale Personalakte: Ermöglicht eine effiziente Compliance und kontinuierliche Sicherheitskontrollen.
  • Mobile Verfügbarkeit: Unverzichtbar für den Echtzeit-Zugriff auf Informationen vor Ort.
  • Ticketsystem: Optimiert Wartung und Reparaturen und dokumentiert alle Aktivitäten sauber und nachvollziehbar.

Mit Timly hat die mittelalterliche Stadt Hechingen den Sprung in die digitale Verwaltung vollzogen und zeigt, wie traditionelle Einrichtungen mit moderner Software effizient und compliance-sicher arbeiten können.

Foto: Stadtwerke Hechingen