Themen in diesem Beitrag

Die verlegte Inventur bietet Unternehmen entscheidende Vorteile bei der jährlichen Bestandsaufnahme. Sie muss nicht direkt am Bilanzstichtag erfolgen, sondern darf innerhalb eines gesetzlich definierten Zeitraums verlegt werden. Dieser Ratgeber erklärt, was die verlegte Inventur ist, wie sie funktioniert, welche rechtlichen Grundlagen beachtet werden müssen und wie Timly als digitale Lösung dabei unterstützt.

Was bedeutet verlegte Inventur und warum ist sie relevant?

Die verlegte Inventur – auch als zeitlich verlegte Inventur oder zeitverschobene Inventur bezeichnet – ist eine Variante, bei der die körperliche Inventur nicht am eigentlichen Bilanzstichtag, sondern innerhalb eines bestimmten Zeitraums davor oder danach stattfindet. Besonders für Unternehmen, deren Geschäftsaufkommen rund um den Bilanzstichtag sehr hoch oder deren Personalstand dann sehr niedrig ist, ist so mehr Flexibilität möglich indem:

  • die Inventur in umsatzschwache oder ruhigere Zeiten verlegt wird,
  • Betriebsabläufe weniger gestört werden,
  • Personal besser verfügbar ist,
  • und Inventurkosten gesenkt werden, indem beispielsweise keine Überstundenzuschläge gezahlt werden müssen.

Die verlegte Inventur unterscheidet sich bezüglich des Zeitpunkts der Durchführung von der permanenten und der Stichtagsinventur – die Unterschiede erläutern wir im nächsten Abschnitt.

Verlegte Inventur: rechtliche Grundlagen

Die verlegte Inventur erlaubt es, die jährliche Bestandsaufnahme innerhalb von drei Monaten vor und zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag durchzuführen. Alle Veränderungen im Warenbestand zwischen dem gewählten Zähldatum und dem Bilanzstichtag müssen jedoch genau dokumentiert werden. Der korrekte Bestand zum Bilanzstichtag muss errechenbar sein.

Abgrenzung zu anderen Inventurarten

Die bekannteste Form ist wohl die Stichtagsinventur. Dabei muss die Aufnahme innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Zum Teil wird auch von einer zeitnahen Stichtagsinventur gesprochen, wenn dieser Zeitraum ausgeschöpft wird. In der Regel wird es aber nicht möglich sein, die Inventur exakt auf den Bilanzstichtag zu legen.

Ein komplett anderes Konzept verfolgt die permanente Inventur. Sie setzt voraus, dass alle Bestände permanent in einem Lagerbuch tagesaktuell geführt werden. Irgendwann im Jahr kann die körperliche Bestandsaufnahme erfolgen. Dies muss auch nicht notwendigerweise für alle Artikel am selben Tag erfolgen. Ist dies der Fall, darf der Bestand aus dem Lagerbuch in die Bilanz übernommen werden.

Rechtliche Grundlagen der verlegten Inventur

Rechtliche Regelungen zum Zeitpunkt der Inventur finden sich in § 241 HGB. Dort sind Inventurvereinfachungsverfahren beschrieben. Aus § 241 Abs. 3 HGB ergibt sich der vorgeschriebene Zeitraum der verlegten Inventur. Zudem sind dort die Dokumentationsanforderungen beschrieben, aufgrund derer die Rückrechnung möglich sein muss.

Ablauf einer verlegten Inventur

Die zeitversetzte Inventur erfordert gewisse Vorbereitungen. Insbesondere muss die rechtssichere Berechnung der Veränderungen am Bestand sichergestellt sein. Ein Faktor bei der Auswahl kann auch sein, dass ein Zeitpunkt gewählt wird, an dem die Bestände sehr niedrig sind. Dies verringert den Zählaufwand und somit die Kosten.

Wann und wie kann die Inventur verlegt werden?

Verlegte Inventur durchführen

Die Wahl des Inventurzeitpunkts ist eine strategische Entscheidung und muss im Rahmen der erlaubten Zeiträume erfolgen. Die vorverlegte Inventur darf, wie bereits beschrieben, bis zu drei Monate vor dem Bilanzstichtag am Jahresende erfolgen – also ab Anfang Oktober. Bei der nachverlegten Inventur ist die Bestandsaufnahme noch bis zu 2 Monate nach dem 31.12. möglich, also bis Ende Februar.

In beiden Fällen muss der Bestand für die Zwischenzeit buchhalterisch erfasst und zum Bilanzstichtag fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet werden.

Typischer Ablauf in der Praxis

Der Prozess beginnt mit der Festlegung des Inventurdatums innerhalb des erlaubten Zeitraums. Am festgelegten Termin erfolgen die physische Zählung und Dokumentation. Dafür werden alle Bestände durch Zählen, Messen oder Wiegen erfasst und protokolliert. Danach muss eine Dokumentation aller Warenbewegungen erfolgen. Nach der Zählung werden alle Zu- und Abgänge bis zum Bilanzstichtag detailliert festgehalten.

Unterschiede zwischen vor- und nachverlegter Inventur

Bei vorverlegter Inventur werden alle nachträglichen Veränderungen hinzugerechnet. Bei der nachverlegten Inventur wird umgekehrt verfahren. Die Erfassung von Zu- und Abgängen erfolgt lückenlos ab dem Bilanzstichtag und es werden Veränderungen nach der körperlichen Bestandsaufnahme zurückgerechnet.

Voraussetzungen für die verlegte Inventur

Die exakte Dokumentationspflicht aller Warenbewegungen zwischen Inventur- und Bilanzstichtag muss den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) entsprechen. Dies bedeutet, sie muss richtig, vollständig und nachvollziehbar sein. Einträge dürfen nicht manipulierbar sein. Die Zu- und Abgänge müssen in einer Buch- und Belegnachprüfung verfolgbar sein.

Zulässigkeit und Organisation

Die Methode darf nur eingesetzt werden, wenn die Rück- oder Fortschreibung der Bestände aufgrund der äußeren Umstände und der Beschaffenheit der Ware möglich ist. Eine weitere Voraussetzung sind klare Zuständigkeiten sowie regelmäßige Kontrollen der fehlerfreien Bestandserfassung.

Welche Unternehmen dürfen die Methode anwenden?

Aus dem Gesetzestext ergeben sich hier keine Einschränkungen. Grundsätzlich ist die verlegte Inventur branchenübergreifend zulässig, sofern die geforderten organisatorischen und dokumentarischen Standards eingehalten werden. Da der organisatorische Aufwand für die Bestandsfortschreibung sehr hoch ist, eignet sich die Methode insbesondere dann, wenn bereits eine automatisierte Inventarverwaltung mit einer Software erfolgt.

Anbieter wie Timly haben die Bestandsverwaltung in Echtzeit in ihre Anwendung integriert, sodass keine besonderen Anpassungen mehr vorgenommen werden müssen.

Verlegte Inventur berechnen – So geht’s!

Für die Erstellung der Bilanz muss der Bestand zum Stichtag bekannt sein, da dieser maßgeblich ist. Die Berechnung ist denkbar einfach. Es müssen immer drei Kennwerte feststehen, das Ergebnis der verlegten Bestandsaufnahme (E), sowie die Zugänge (Z) und die Abgänge(A). Daraus lässt sich der Bestand zum Stichtag (S) berechnen. Zur Vereinfachung bietet es sich an, die nachfolgenden Formeln beispielsweise in Excel umzusetzen.

Bei Anwendung der vorverlegten Inventur gilt:

S = B + Z – A

Es müssen also die Zugänge abzüglich der zwischenzeitlichen Abgänge addiert werden.

Kommt die nachverlegte Inventur zur Anwendung, gilt die Formel entsprechend umgekehrt:

S = B – Z + A

Vom Wert der Bestandsaufnahme werden die Zugänge seit dem Stichtag abgerechnet und die Abgänge addiert.

Beispielrechnung Schritt für Schritt

Zur Veranschaulichung haben noch zwei Beispielrechnungen vorgenommen.

Der Technikgroßhändler T. macht sein Hauptgeschäft zur Weihnachtszeit und kann zu dieser Zeit keine Inventur machen. Er entscheidet sich für eine vorverlegte Inventur am 15. November und hat in der Beispielkategorie 1000 Artikel (B) im Lager. Bis zum 31.12. erhält er noch eine Nachlieferung von 500 Artikeln (Z) und verkauft insgesamt 1200 Artikel (A). Das ergibt folgende Rechnung:

S = 1000 + 500 – 1200 = 300

Hier wird schon deutlich, dass die nachverlegte Inventur die bessere Variante wäre, sofern die Bestände nach dem Weihnachtsgeschäft nicht mit demselben Volumen aufgefüllt werden. Führt T. die Bestandsaufnahme am 31.01. durch und ermittelt einen Wert von 400 (B) bei 200 (Z) Zugängen und 100 (A) verkauften Artikeln, lautet die Rechnung:

S = 400 – 200 + 100 = 300

Der zu bewertende Bestand liegt also in beiden Fällen bei 300, im zweiten Fall ist der Zählaufwand um ein Vielfaches geringer.

Wertkorrekturen und Preisänderungen

Etwaige Veränderungen bei Warenwerten durch Preisschwankungen müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Dies bedeutet, es muss der zum Stichtag maßgebliche Preis festgehalten werden. Hierzu macht § 252 HGB nähere Ausführungen, in dem unter anderem vorgeschrieben ist, dass Vermögensgegenstände und Schulden zum Abschlussstichtag der Bilanz einzeln zu bewerten sind.

Zeitlich verlegte Inventur: Vor- und Nachteile

Um zu entscheiden, ob die verlegte Inventur Vorteile für ein Unternehmen mit sich bringt, ist es sinnvoll, einige relevante Faktoren gegenüberzustellen.

Verlegte Inventur: Vorteile

  1. Flexibilität: die freie Wahl des Inventurzeitpunkts hilft bei der Anpassung an Betriebsabläufe und Verfügbarkeit des Personals.
  2. Kostenersparnis: Die Kosten lassen sich senken, wenn die Bestandsaufnahme in umsatzschwachen Zeiten durchgeführt wird.
  3. Betriebsablauf: Der Termin kann so gelegt werden, dass eine möglichst geringe Störung des laufenden Geschäfts verursacht wird.
  4. Planungssicherheit: Urlaubsplanung von Personal und Verfügbarkeit von Aushilfen lässt sich besser koordinieren, Ressourcen lassen sich besser verteilen.

Nachteile und Herausforderungen

  1. Mehr Aufwand: Die lückenlose Dokumentation von Warenzugängen und -abgängen verursacht unter Umständen Mehrarbeit.
  2. Fehleranfälligkeit: Berechnungen und Erfassungen von Bestandsänderungen können leichter zu Fehlern führen als eine Aufnahme direkt am Stichtag.
  3. Zusätzliche Kontrollen: Der Dokumentations- und Prüfungsaufwand erhöht sich.

Digitale Unterstützung für die verlegte Inventur

Der Trend geht in vielen Branchen zur ganzheitlichen Inventarverwaltung. Damit ist gemeint, dass alle im Umlauf befindlichen Assets, vom Mobiliar bis hin zu Lager- und Verbrauchsartikeln, vollständig getrackt werden. So ist nicht nur der aktuelle Bestand jederzeit feststellbar. Auch Details über Zustand und Standort von Arbeitsmitteln liegen in Echtzeit vor. Diese Informationen können nahtlos in die Inventurprozesse integriert werden.

Dabei kommt es maßgeblich auf die Auswahl der richtigen Software an. Wird mit Exceltabellen und Papierlisten gearbeitet, erhöht dies in der Regel die Fehleranfälligkeit. Gerade bei unübersichtlichen Datenbeständen sind Fehleintragungen oder Übertragungsfehler schwer nachzuvollziehen. Auch die Übertragung in andere Systeme birgt regelmäßig Fehlerpotenzial.

Vorteile von Timly als digitale Lösung

Eine spezialisierte Inventarsoftware ist von Grund auf optimiert für ein einfaches und schnelles Asset-Management.

Dafür stehen passgenaue Funktionen bereit:

  • Mobile Lagerbestandsaufnahme: Inventur direkt per Smartphone oder Tablet überall im speziellen Inventurmodus durchführen.
  • QR-Code und Barcode-Scanner: Assets werden einfach durch Einscannen in der App erfasst und gebucht.
  • Optimierte Ansichten: Die Timly-App ist für mobile Ansichten optimiert. Aus dem umfangreichen Datenbestand werden nur benötigte Informationen übersichtlich angezeigt.
  • Echtzeit-Aktualisierung: Zu- und Abgänge werden sofort systematisch und digital erfasst.
  • Automatisierte Berechnung und Berichte: Filterfunktionen und Suchen sorgen dafür, dass Bestände zu bestimmten Zeitpunkten einfach nachvollziehbar sind.
  • Rechtssichere Dokumentation: Lückenlose, prüfsichere Nachweise aller Buchungen und Bewegungen durch Nutzer- und Berechtigungskonzept.
  • Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware: Datenbestände lassen sich einfach über vorbereitete Schnittstellen mit der verwendeten Buchhaltungssoftware synchronisieren.
  • Selbstinventur: Mitarbeiter können zur Bestandsaufnahme aufgefordert werden und Assets auch abseits vom Firmenort in der Timly-App erfassen.

Timly unterstützt Unternehmen bei der rechtssicheren Umsetzung der verlegten Inventur und vereinfacht die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben – ideal für effiziente Unternehmenskontrolle und digitale Modernisierung.

Fazit: Empfehlung für die Praxis

Die verlegte Inventur ist ein flexibles und modernes Instrument zur Bestandsaufnahme im Unternehmen, das insbesondere in Kombination mit digitalen Lösungen wie Timly die Vorteile ausreizt und typische Fehlerquellen minimiert. Wer bei komplexeren oder umfangreicheren Inventurprozessen auf digitale Tools setzt, profitiert von Effektivität, Rechtssicherheit und geringerer Fehleranfälligkeit.

Eine Investition in die passgenaue Inventursoftware sorgt für mehr Effizienz und Nachhaltigkeit – und ist daher eine sinnvolle und kostensparende Lösung.

FAQs: Häufige Fragen zur verlegten Inventur

Durch die verlegte Inventur kann der Zeitpunkt der Erfassung innerhalb des fünfmonatigen Zeitraums frei gewählt werden. So lässt sich die Inventur gezielt in saisonal schwächere Phasen legen. Zudem kann sie zu einem Zeitpunkt durchgeführt werden, an dem die Lagerbestände besonders niedrig sind.

Die verlegte Inventur kann innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahres durchgeführt werden. Somit gibt es ein fünfmonatiges Zeitfenster.