Vertragsmanagement: Software richtig einsetzen

• Kaufverträge im Einkauf
• Arbeitsverträge im Personalwesen
• Mietverträge im Facility-Management
• Wartungsverträge in der Produktion
• Lieferverträge im Verkauf

Verträge wurden in der Vergangenheit üblicherweise in Papierform verarbeitet und abgelegt. Mit der fortschreitenden Digitalisierung ist das nicht mehr zeitgemäß. Diese ist ein wichtiger Schritt, Verträge rechtssicher ablegen zu können. Dafür stehen unterschiedliche Softwarelösungen zur Verfügung. Manche speichern nur eingescannte Dokumente auf Netzlaufwerken. Es gibt aber auch spezialisierter Software für die Vertragsverwaltung. 

Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung müssen einige Anforderungen beachtet werden. Wichtige Fragestellungen sind: 

•          Müssen mehrere Personen mit dem Vertrag arbeiten?
•          Gibt es rechtliche Vorschriften, die zu beachten sind?
•          Ist ein dauerhafter Zugriff nötig?
•          Ist eine Bearbeitung von unterschiedlichen Orten aus nötig?
•          Sind besondere rechtliche Voraussetzungen zu beachten?
•          Beinhalten die Verträge sensible Informationen?

Es ist vorteilhaft, wenn nur eine Lösung für das Vertragsmanagement genutzt wird. Diese muss gewährleisten, dass an allen Stellen der gleiche Informationsstand vorliegt. 

Die Vertragsbearbeitung gliedert sich in verschiedene Phasen. Teilweise laufen diese parallel ab. Nicht bei jeder Vertragsart sind alle Schritte notwendig.

1. Bearbeitung: Verträge werden entworfen und geprüft. Dabei helfen Fachleute und Juristen. Zudem ist ein Austausch mit den Vertragspartnern häufig notwendig. So kann diesen beispielsweise ein Vertrag im Entwurfsstadium übersandt werden. 

2. Rechtssichere Unterzeichnung: Verträge erhalten erst durch die Unterzeichnung der Vertragspartner Gültigkeit. Dabei können unterschiedliche Verfahren zum Einsatz kommen. Werden Papierverträge nachträglich digitalisiert, reicht oft die eingescannte Unterschrift. Es gibt auch rechtsgültige digitale Signaturen. Hierauf wird später noch im Detail eingegangen. 

3. Aushändigung: Die fertigen Verträge müssen beiden Parteien zur Verfügung gestellt werden. Hier sind unterschiedliche Formen der Übersendung möglich. Diese reichen vom Versand per E-Mail bis hin zur Nutzung spezieller Datenräume. 

4. Ablage: Verträge müssen einerseits sicher verwahrt werden. Bei Bedarf sollen sie schnell auffindbar sein. Zudem müssen sie einfach aufzurufen und einzusehen sein. 

5. Archivierung: Im geschäftlichen Verkehr gibt es Aufbewahrungspflichten für Verträge. Auch nach Abschluss von Geschäften müssen diese für mehrere Jahre aufbewahrt werden. 

6. Controlling: Verträge gehören untrennbar zu Arbeitsprozessen. Daher müssen sie auch für das Controlling zugreifbar und recherchierbar sein. Es müssen aber auch Fristen und Laufzeiten im Fokus bleiben. 

Rechtliche Vorgaben

Bei der Verarbeitung von Verträgen sind viele Gesetze zu beachten. Oft ergeben sich Vorgaben direkt aus dem fachspezifischen Gesetz. So zum Beispiel im Bereich des Arbeitsschutzes. Dort ist die Dokumentation von sicherheitsrelevanter Wartung vorgeschrieben. Weitere Beispiele sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Die spezielle Vorschrift für digitale Vertragsverwaltung ist die GoBD. Das Gesetzt regelt die elektronische Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen. Auch die Art der Verarbeitung ist dort geregelt. Wesentlich ist, dass die üblichen Prinzipien der Buchführung in gleicher Form gelten. Alle Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung müssen beachtet werden. Dazu zählen die aus der Buchführung bekannten Prinzipien:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit und Richtigkeit
• Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
• Ordnung
• Unveränderbarkeit

Einfachheit

Verfügbarkeit

Ein zentraler Speicherort erleichtert die Bearbeitung durch unterschiedliche Personen. Später kann es regelmäßig erforderlich werden, Verträge einzusehen. Lokale Ablagen machen daher nur in wenigen Fällen Sinn. Geeigneter sind Netzlaufwerke. Spezialisierte Anwendungen speichern ihre Daten in der Regel in zentralen Datenbanken. Diese sind dann ebenfalls für alle berechtigten Nutzer zugänglich. Dabei stellt sich zudem die Frage, ob Cloudanwendungen zum Einsatz kommen sollen. Dadurch haben auch Mitarbeiter auf Dienstreisen oder im Homeoffice Zugriff. Alternativ kommt hier die Einwahl über ein VPN (Virtuelles privates Netzwerk) infrage. 

Rechteverwaltung

Verträge beinhalten schützenswerte Informationen. Es stehen häufig personenbezogene Daten darin. Auch Vertragsinhalte sind oft sensibel. Zudem dürfen digitale Verträge nicht unerlaubt verschoben, verändert oder gar gelöscht werden. Aus diesem Grund ist eine Rechteverwaltung bei Software für Vertragsverwaltung Pflicht. Diese sollte möglichst flexibel sein. Das heißt, es muss festzulegen sein, wer auch welche Inhalte zugreifen darf. Zudem muss geregelt werden, was ein Nutzer mit der Datei machen darf. Gerade Veränderungen und die Löschung unterliegen strengen Anforderungen. Hier muss auf praxistaugliche Lösungen geachtet werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Arbeitsabläufe zu kompliziert werden. 

Automatisierung

Gerade Kontrollmechanismen lassen sich mit Software gut automatisieren. So sind automatisierte Erinnerungen bei auslaufenden Fristen denkbar. Auch Hinweise auf anstehende Abgabetermine. Eine Vertragsberichterstattung ist in spezialisierter Software kein Problem. Regelmäßige Statusberichte werden oft automatisch generiert und an Verantwortliche versandt. Ein Ticketsystem kann dabei helfen, die Zusammenarbeit mehrerer Personen und Arbeitsbereiche zu vereinfachen. Dadurch bleiben Aufträge transparent. Es ist jederzeit ersichtlich, in welchem Bearbeitungsstand eine Aufgabe ist. 

Kommunikation

Zwischen Vertragspartnern und Mitarbeitern ist eine Kommunikation notwendig. Zum Teil bietet es sich an, auch diese in die Vertragsverwaltung zu integrieren. So bleiben Anfragen und darauf gegebene Antworten nachvollziehbar. Zudem haben alle Mitarbeiter permanent den gleichen Informationsstand. Aus diesem Grund ist es oft zweckmäßig, Nachrichten über ein Ticketsystem zu versenden. 

Dokumentation

Die ordnungsgemäße Dokumentation ist schon aus rechtlicher Sicht notwendig. Die Anforderungen unterscheiden sich bei verschiedenen Vertragsarten. Vertragsmanagement im Beschaffungswesen hat besondere Anforderungen. Dort müssen etwa auch nicht zustande gekommene Verträge gespeichert bleiben. Dies zum Beispiel, um nachweisen zu können, dass Ausschreibungsrichtlinien eingehalten wurden. In der Personalverwaltung gelten strengere Sicherheitsvorschriften. Insbesondere ist es erforderlich, dass jeder lesende Zugriff dokumentiert wird. Personenbezogene Daten unterliegen einem besonderen gesetzlichen Schutz. So müssen Verarbeitungen immer nachvollziehbar bleiben.

Die Vertragsverwaltung lässt sich auf unterschiedliche Weise organisieren. Jede Variante hat Vor- und Nachteile. Es kann nicht pauschal gesagt werden, welche Variante richtig ist. Das hängt von den konkreten Anforderungen eines Unternehmens oder einer Behörde ab.

• Thematische Organisation: Hier werden die Verträge nach Fachgebieten abgelegt. Dies kann zum Beispiel die Fahrzeugverwaltung oder die IT-Infrastruktur sein. Dadurch sind die Verantwortlichen aus den Fachbereichen gefragt. Sie sind für die Verwaltung ihrer Verträge zuständig und legen sie innerhalb ihres Systems ab. Dies hat den Vorteil, dass eine kompetente Bearbeitung gewährleistet ist. Die Personen vor Ort sind mit ihrem System vertraut und können effektiv vorgehen. Nachteil ist, dass die Informationsbeschaffung umständlich sein kann. Dies gilt besonders in großen Unternehmen.
• Gliederung nach Arbeitsbereichen: Die Aufteilung orientiert sich an den Strukturen eines Unternehmens. Alle Verträge, die einen bestimmten Bereich betreffen, werden dort verwaltet. Dabei ist es egal, um welche Art von Vertrag es sich handelt. Dadurch liegen Informationen dort vor, wo damit gearbeitet werden muss. Hierdurch werden Prozesse verschlankt. Rückfragen lassen sich so verringern. Nachteil ist allerdings, dass kein zentraler Überblick besteht. Zudem können nicht alle Vertragsarten dezentral bearbeitet werden. Ein Beispiel hierfür ist die Personalverwaltung. Auch eine Spezialisierung ist so schlechter möglich.
• Objektorientierter Ansatz: Hier wird ein Vertrag jeweils beim Objekt abgelegt. Dies ist zum Beispiel in einer Inventarverwaltung möglich. Timly verfügt etwa über eine digitale Geräteakte. Damit wird jedes Dokument direkt im Profil eines Gegenstands abgespeichert. Für den Zugriff sind Berechtigungen notwendig. Diese können zentrale Ansprechpartner erhalten, etwa aus der Fahrzeugverwaltung oder der IT-Administration. Ebenso Verantwortliche aus jedem Arbeitsbereich. Das stellt eine Mischung aus den beiden anderen Ansätzen dar und nimmt jeweils die Vorteile auf.

Verantwortliche definieren zunächst Anforderungen. Sie entscheiden sich dann für eine Variante der digitalen Vertragsverwaltung. Danach muss eine geeignete Software gefunden werden. Mögliche Lösungen sind:

• Vorhandene Ablagesysteme: Die Verträge werden digitalisiert und in vorhandenen Systemen abgelegt. Dies kann die Dateiverwaltung auf Netzwerklaufwerken sein.
• Spezialisierte Vertragsmanagementsoftware: Es gibt zahlreiche Anbieter für spezielle Software in diesem Bereich. Hier liegt der Fokus auf den besonderen Anforderungen der Vertragsverwaltung. Deswegen sind Funktionen, beispielsweise zur Dokumentation, bereits enthalten.
• Digitale Datenräume: Datenräume wurden für besonders sensible Transaktionen entwickelt. Dabei kann es sich zum Beispiel um Firmenübernahmen handeln. Datenräume haben eine restriktive Rechteverwaltung. Zudem wird jegliche Transaktion protokolliert. Für die Sicherheit wurden besondere Vorkehrungen integriert. So sind Bildschirmfotos oder das Herauskopieren von Inhalten technisch unterbunden. Wasserzeichen sorgen können zudem Verursacher von Verstößen überführen.
• Ganzheitliche Softwarelösungen: Universelle Programme vereinen eine Vielzahl an Funktionen. Ein Beispiel ist die Inventarsoftware von Timly. Sie ermöglicht eine Erfassung aller Inventargegenstände. Diese lassen sich auch räumlich verknüpfen. Dadurch ist es beispielsweise möglich, alle Gegenstände eines Zimmers abzufragen. Genauso aber auch den Bestand eines Gebäudes. In der digitalen Geräteakte jedes Assets lassen sich Dokumente aller Art abspeichern. Die integrierte Fristenverwaltung und das Ticketsystem automatisieren etliche Abläufe. Zudem ist auch eine Personalverwaltung integriert. In der digitalen Personalakte finden Arbeitsverträge und Schulungsbescheinigungen ihren Platz.

Ticketsysteme vereinfachen die Kommunikation. Sie bleiben am dazugehörigen Objekt. Soll ein Auftrag erteilt werden, wird dieser mit dem entsprechenden Vertrag verknüpft. Auftrag und Bearbeitungsstand werden dokumentiert. Berechtigte können Informationen einsehen und ergänzen. Sind Fristen zu beachten, lassen diese sich direkt in einem Ticket hinterlegen. Warnungen über nahende Fristabläufe werden automatisiert versandt. Letztlich stellt ein Ticketsystem sicher, dass keine Aufgaben übersehen werden. Die Kontrolle wird vereinfacht und die Transparenz erhöht. Ist ein Vorgang abgeschlossen, prüft das System, ob alle Tickets erledigt sind. 

Wesentlicher Bestandteil von Verträgen sind die Unterschriften. Erfolgt die Vertragsverwaltung digital, sind elektronische Signaturen notwendig. Diese gibt es in unterschiedlicher Form: 

• Einfache, digitalisierte Signatur: Hierbei handelt es sich etwa um eingescannte Unterschriften. Ebenso kann auf entsprechenden Eingabegeräten mit einem Stift digital unterschrieben werden. Diese Form hat die geringste Beweiskraft, da sie leicht verfälscht werden kann. 
• Zertifikat: Digitale Zertifikate basieren auf kryptografischen Funktionen. Es werden nicht fälschbare Zeichenfolgen generiert. Die Korrektheit kann bei der jeweils ausgebenden Stelle überprüft und berechnet werden. 
• Qualifizierte Signatur: Diese können nur von staatlich zertifizierten Stellen ausgegeben werden. Für die Verarbeitung sind von der Bundesnetzagentur zugelassene Chipkartenlesegeräte notwendig. Zukünftig soll auch eine Möglichkeit mittels des elektronischen Personalausweises geschaffen werden. 

Es stehen unterschiedliche Plattformen für Software zur Verfügung. So können Anwendungen einfach lokal auf einem PC installiert sein. Häufiger ist allerdings eine Vernetzung. Dabei arbeitet eine ganze Abteilung mit dem zentralen Datenbestand. Dieser wird auf einem Server abgelegt. Die Weiterentwicklung ist es, eine Anwendung komplett im Internet laufen zu lassen.

Bei Software-as-a-Service (SaaS) befindet sich die Anwendung auf einem Server. Benutzer melden sich über eine Web-App an und nutzen das Programm. Dies hat den Vorteil, dass vor Ort keine besondere Infrastruktur vorhanden sein muss. Zudem kann ein Zugriff von unterschiedlichen Orten aus erfolgen. Es ist lediglich eine Internetverbindung notwendig.

Dafür müssen allerdings hohe Sicherheitsanforderungen erfüllt sein. Hierzu zählen Verschlüsselung, eine Rechteverwaltung sowie DSGVO-konforme Server. Es gibt etablierte Anbieter in diesem Bereich. Nutzt man diese, vereinfacht SaaS die elektronische Vertragsverwaltung erheblich. 

In fast jedem Unternehmen sind unterschiedliche Anwendungen notwendig. Werden zu viele verschiedene Programme genutzt, wird die Arbeit komplizierter. Dazu steigt der Aufwand für die Beschulung. Es ist die Unterweisung in unterschiedliche Software notwendig. Auch Neuerungen müssen regelmäßig vermittelt werden. Der Austausch von Daten zwischen zwei Anwendungen kann problematisch sein. Hierfür müssen spezielle Schnittstellen vorhanden sein. Im ungünstigsten Fall müssen Daten manuell vom Mitarbeiter zusammengesucht werden. Dies ist zeitaufwändig und erhöht die Fehleranfälligkeit. 

Werden unterschiedliche Systeme genutzt, ist mehr Hardware erforderlich. Treten technische Störungen auf, wird die Fehlersuche komplexer. Auch die Gewährleistung der Sicherheit ist schwieriger, je mehr Anwendungen eingebunden sind. Daher verfolgen manche Entwickler den ganzheitlichen Ansatz. Es sollen möglichst viele Aufgaben mit einer Softwarelösung abgedeckt werden können. Beim Vertragsmanagement steigert dies die Effektivität enorm.