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Das Bestandsmanagement bildet das Rückgrat effizienter Unternehmensprozesse und ist für Unternehmen jeder Größe und Branche von zentraler Bedeutung. In Zeiten globaler Lieferketten, steigendem Kostendruck, häufiger Lieferengpässe und wachsender Lagerkomplexität ist ein strukturierter und digital gestützter Umgang mit Lagerbeständen wichtiger denn je.

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Bestände optimal auszusteuern, gleichzeitig aber Kosten, Lieferfähigkeit und Liquidität sicherzustellen. Mit dem nachfolgenden Ratgeber erhalten Entscheider und Praktiker einen fundierten Überblick über Aufgaben, Ziele und Prozesse im Bestandsmanagement – inklusive moderner digitaler Lösungen wie Timly.

Was ist Bestandsmanagement? Definition und Grundlagen

Bestandsmanagement, oft synonym mit Stock Management oder Bestandsverwaltung verwendet, umfasst alle Maßnahmen zur Steuerung und Überwachung von Waren-, Material- oder Produktbeständen innerhalb eines Unternehmens. Im Unterschied zur rein operativen Bestandsverwaltung, die das Erfassen, Buchen und Inventarisieren von Artikeln umfasst, bezieht sich Bestandsmanagement auf die übergeordnete, strategische Ebene: Ziel ist die Optimierung, Planung und Steuerung sämtlicher lagerbezogener Prozesse.

Durch ein systematisches Vorgehen wird sichergestellt, dass immer die richtige Menge an Material oder Ware zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar ist – und das mit möglichst geringer Kapitalbindung und hoher Effizienz. Für Unternehmen aller Größenordnungen ist ein durchdachtes Bestandsmanagement ein zentraler Erfolgsfaktor.

Stock Management: Abgrenzung zur Bestandsverwaltung

Die reine Bestandsverwaltung beschäftigt sich mit der operativen Ebene. Dabei geht es darum, Assets zu erfassen, ein- und auszubuchen und zu tracken. Auch die Inventur fällt in diesen Aufgabenbereich. Es handelt sich also um das praktische Handling der Assets, von der Inbetriebnahme bis zur Aussonderung aus dem Bestand.

Bestandsmanagement wird von einem Mann verwaltet

Das Bestandsmanagement hingegen adressiert den strategischen Bereich. Es geht dabei um die Optimierung und Steuerung von Beständen sowie Prozessen. Dafür werden etwa Zielgrößen bei den Lagerkennzahlen gebildet. Auch die KPI-Messung, also das Analysieren von Leistungskennzahlen, den sogenannten Key Performance Indicators, unterliegt der strategischen Ebene. Ein modernes Bestandsmanagement legt Wert auf Transparenz, Prognosefähigkeit und Flexibilität.

Ziele des Bestandsmanagements

Ein zeitgemäßes Bestandsmanagement verfolgt mehrere zentrale Ziele, die auf Effizienz, Liquidität und Sicherheit der Lieferkette ausgelegt sind:

  1. Optimierung von Lagerbeständen und Kosten: Minimierung überhöhter Lagerbestände und damit verbundener Kosten, z. B. durch gezielte Reduzierung von Überbeständen
  2. Sicherstellung der Lieferfähigkeit: Vermeidung von Fehlmengen, damit Kundenwünsche immer erfüllt werden können und Produktionsprozesse nicht gefährdet sind
  3. Erkennen von Überbeständen und Fehlmengen: Punktgenaue Steuerung des Warenflusses mittels Prognosen und Analysetools
  4. Verbesserung der Kapitalbindung und Liquidität: Schneller Warenumschlag und Reduktion des im Lager gebundenen Kapitals durch effiziente Bestandsplanung

Bestandsmanagement beeinflusst damit maßgeblich die Wirtschaftlichkeit, Wettbewerbsfähigkeit und Kundenzufriedenheit eines Unternehmens.

Aufgaben des Bestandsmanagements

Das Aufgabenspektrum im Bestandsmanagement ist vielfältig und reicht von der klassischen Bedarfsermittlung bis hin zu hochmodernen, automatisierten Prozessen. Zu den wichtigsten Faktoren zählen die Prognosen und Planung. Dafür werden Absatzprognosen, Historien und Marktanalysen genutzt. Ziel ist es, die Bestände vorausschauend zu steuern.

Daraus resultierend werden Beschaffungsstrategien entwickelt. Mögliche Ergebnisse sind beispielsweise die Einführung einer Just-in-Time-Anlieferung, das Festlegen von Mindestbeständen oder Entscheidungen über wirtschaftliche Bestellmengen. Wichtiger Faktor ist dabei die permanente Bestandskontrolle. In diesem Kontext kann über eine Umstellung von der Stichtagsinventur auf die permanente Inventur nachgedacht werden.

Auch die Einführung von automatisierten Systemen zur Bestandsüberwachung ist eine sinnvolle Option. Tagesaktuelle Bestandszahlen vereinfachen das Treffen strategischer Entscheidungen.

Für die Prozesssteuerung ist es hilfreich, periodisch Lagerkennzahlen zu erheben und zu analysieren. Der Lagerumschlag, die Reichweite, der durchschnittliche Bestand sowie die Lagerdauer sind wichtige Indikatoren für die Effizienz der Lagerhaltungsstrategie.

Zugleich erleichtert der Überblick in Echtzeit das Risikomanagement. Dies beschäftigt sich mit der Absicherung gegen Lieferengpässe und Produktionsausfälle beispielsweise durch Flexibilisierung und Diversifikation der Lieferanten. Gerade in Unternehmen mit hoher Produktvielfalt und komplexen Supply Chains ist ein professionelles Bestandsmanagement unabdingbar für langfristigen Unternehmenserfolg.

Bestandsmanagement in Supply Chains

Die Anforderungen an das Bestandsmanagement steigen in internationalen und mehrstufigen Lieferketten exponentiell an. Die Rolle des Bestandsmanagements ist eng mit den Prozessen von Einkauf, Produktion, Lager und Distribution verzahnt. Typische Beispiele aus der Praxis sind der E-Commerce-Bereich oder produzierende Gewerbe, in denen eine reibungslose Versorgung mit Materialien und Gütern existenzentscheidend ist.

Wesentliche Herausforderung ist dabei die Abstimmung zwischen den einzelnen Gliedern der Lieferkette. Diese sind häufig über mehrere Standorte verteilt oder ausgelagert an externe Unternehmen. Auch die Balance zwischen Mindestlagerbeständen (Lieferfähigkeit) und Kapitalbindung (Liquidität) wird durch komplexe Strukturen anspruchsvoller.

Gerade der Umgang mit schwankender Nachfrage, saisonalen Effekten und globalen Disruptoren verlangt eine sorgfältige und standortabhängige Marktbeobachtung. Hilfreich ist dafür eine solide Datenbasis über die Historie des eigenen Materialverbrauchs und des Einsatzes von Arbeitsmitteln. Effizientes Supply Chain Bestandsmanagement sorgt für eine resiliente und agile Steuerung, die flexibel auf Marktveränderungen reagieren kann.

Erfolgsfaktoren für effizientes Bestandsmanagement

Der nachhaltige Erfolg eines Bestandsmanagements hängt maßgeblich von den folgenden Erfolgsfaktoren ab:
Stock Management wird verwaltet
  1. Datentransparenz: Echtzeit-Bestandsinformationen liefern die Basis für fundierte Entscheidungen
  2. Integration von Prognose-Tools: Der Einsatz moderner Software zur Vorhersage von Bedarfen, Saisonalitäten und Markttrends
  3. Automatisierung: Digitale Tools übernehmen Routinetätigkeiten wie Nachbestellung, Buchungen oder Bestandskorrekturen
  4. Performance-Messung über Lagerkennzahlen: Kontinuierliche Analyse und Optimierung anhand aussagekräftiger KPIs
  5. Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg: Einkauf, Lager und Vertrieb müssen eng verzahnt agieren

Wer auf diese Faktoren achtet, kann Fehlbestände und Überbestände gleichermaßen vermeiden und Prozesse optimal gestalten.

Typische Herausforderungen im Bestandsmanagement

Zu den häufigsten Problemen im Bestandsmanagement zählen Überbestände und hohe Lagerkosten. Übermäßige Lagerhaltung bindet Kapital, verursacht Kosten für die Bereitstellung geeigneter Flächen und verursacht Verwaltungsaufwand.

Wird allerdings zu eng kalkuliert, drohen Fehlbestände und Produktionsstillstände. So führen zu geringe Bestände zu Engpässen und können Worst-Case-Szenarien wie Produktionsausfälle verursachen.

Ein weiteres Problem stellt unzureichende Transparenz dar. Fehlende Übersicht über Lagerorte und -bestände erschwert das Treffen fundierter Entscheidungen. Erschwert werden diese zudem durch sehr komplexe Supply Chains und schwankende Nachfrage. Gerade dynamische Märkte und Unsicherheiten machen Planungen herausfordernd.

Oftmals sind diese Probleme in der Praxis auf mangelnde Digitalisierung, fehlende Vernetzung oder unzureichende Datengrundlagen zurückzuführen.

Digitale Bestandsverwaltung – Vorteile von Timly

Mit den steigenden Anforderungen an das Bestandsmanagement überwiegen die Vorteile einer digitalen Bestandsverwaltung.

Vorteile ergeben sich beispielsweise durch Automatisierung und eine cloudbasierte Umsetzung, die einen Zugriff auf Datensätze an jedem Arbeitsort ermöglicht. Dies gewährleistet eine tatsächliche Echtzeitkontrolle von Beständen, auch wenn diese sich vor Ort auf der Baustelle oder im firmeneigenen Kundendienstfahrzeug befinden.

Timly ist einer der Vorreiter bei der ganzheitlichen Inventarverwaltung, die den Fokus auf das einfache Tracken aller im Unternehmen benötigter Assets ausgerichtet hat. Das ermöglicht eine Echtzeit-Bestandskontrolle mit permanent aktuellen Lagerbestandsdaten für jede Filiale, jedes Lager sowie jeden Standort.

Ermöglicht wird die einfache mobile Erfassung durch den Einsatz einer Inventar-App und einer Kennzeichnung mit QR-Codes. Lagerbewegungen und Inventuren lassen sich direkt per Smartphone und QR-Scanning erfassen – unabhängig von einem Zugriff auf das Firmennetzwerk.

Automatisierte Nachbestellprozesse verhindern Lieferengpässe. Intelligente Algorithmen ermöglichen es, praxisnahe Bestandsuntergrenzen festzulegen. Durch Timly werden beim Erreichen rechtzeitig Bestellungen ausgelöst.

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Best Practices und Optimierungs-Tipps für das Bestandsmanagement

Um Prozesse im Bestandsmanagement zu optimieren, haben sich einige wesentliche Best Practices bewährt. Zu den wichtigsten zählt die ABC-Analyse zur Klassifizierung der Bestände nach Wert bzw. Umschlagshäufigkeit. Darauf basierend erfolgt die Festlegung von Sicherheitsbeständen, um auf Nachfragespitzen flexibel reagieren zu können und das Fehlen essenzieller Materialien auszuschließen.

Ein weiterer Baustein ist die Entscheidung für die permanente Inventur als Alternative zur klassischen Stichtagsinventur. Das hierbei geführte, zumeist digitale, Lagerbuch weist jederzeit den tagesaktuellen Bestand aus. Die Bestandsaufnahme kann flexibel irgendwann im Jahr erfolgen und mit Routinetätigkeiten verbunden werden.

Automatisierte Workflows vereinfachen Nachbestellungen, ermöglichen Varianten wie die Selbstinventur von Arbeitsmitteln, die an Mitarbeiter abseits vom Firmenstandort ausgegeben wurden, und geben Indikatoren für nötige Umlagerungsprozesse.

Der Einsatz von Predictive Analytics trägt bei zur fundierten Vorhersage von Engpässen und der darauf basierenden Optimierung der Bestellintervalle.

Diese Maßnahmen helfen, Prozesse zu beschleunigen, Fehlerquellen auszuschließen und die Lagerkosten nachhaltig zu senken. Häufige Fehlerquellen wie fehlende Transparenz, mangelnde Automatisierung und zu geringe Datenbasis werden so wirkungsvoll eingedämmt.

Digitale vs. klassische Bestandsverwaltung im Überblick

Nachfolgend haben wir noch einmal wichtige Entscheidungskriterien eines klassischen Bestandsmanagements und einer vollständig digitalisierten Lösung wie Timly gegenübergestellt:

Aspekt Fuhrparkmanagement Flottenmanagement
Fokus Operative Verwaltung einzelner Fahrzeuge Strategisches Gesamtkonzept der Fahrzeugflotte
Hauptaufgabe Kostenkontrolle, Wartung, Disposition Optimierung der Flottenstruktur und Nachhaltigkeit
Organisation Häufig in mittelständischen Betrieben Typisch bei großen, internationalen Flotten
Ziel Effizienz und Sicherheit im Alltag Langfristige Wirtschaftlichkeit und CO2-Reduktion

Der Umstieg auf eine digitale Bestandsverwaltung lohnt sich für nahezu jede Organisation. Besonders bei hohem Lagerumschlag, großer Artikelvielfalt und steigender Mitarbeiterzahl werden Automatisierung und Transparenz zu entscheidenden Wettbewerbsvorteilen.

Fazit: Digitales Bestandsmanagement als Erfolgsfaktor

Effizientes Bestandsmanagement ist ein strategischer Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen. Durch die Kombination aus durchdachten Prozessen, präziser Analyse und moderner Technologie wird die Grundlage für Kosteneinsparungen, eine hohe Lieferfähigkeit und zufriedene Kunden geschaffen.

Digitale Lösungen wie Timly ermöglichen eine nie dagewesene Datentransparenz, Automation und Prozesssicherheit und machen die moderne Bestandsverwaltung zum Wachstumsmotor im digitalen Zeitalter. Die Qualität des Bestandsmanagements entscheidet heute mehr denn je über die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

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FAQs: Häufige Fragen zum Bestandsmanagement

Unter das Bestandsmanagement fällt die Planung, Steuerung und Kontrolle von Lagerberständen, um idealerweise zu jeder Zeit die richtige Menge an Waren und Materialien im Lager zur Verfügung zu haben. Das Ziel dabei ist es, ein Gleichgewicht zu schaffen zwischen einer hohen Lieferbereitschaft und niedrigen Lagerkosten.

Zu den wichtigsten Methoden zählen:

  1. Just-in-Time-Management (JITM)
  2. Materialbedarfsplanung (MRP)
  3. Optimale Bestellmenge ermitteln (EOQ)
  4. Lagerumschlagsdauer (DSI)