Importancia del control de stock: Pros y contras de la buena gestión de activos

La gestión de activos puede mejorar el funcionamiento de la empresa de muchas formas distintas. Algunas de las principales áreas en las que la gestión de activos puede aportar valor son: 

• Rendimiento financiero
• Eficacia operativa
• Toma de decisiones
• Reducción del riesgo
• Mayor sostenibilidad
• Imagen de la marca
• Satisfacción del cliente 

La correcta gestión de stock también puede ahorrar importantes cantidades de capital, y es una parte fundamental de la estrategia y el proceso de toma de decisiones.

La gestión de activos es clave para racionalizar y optimizar la forma en que se gestionan los activos de una empresa―como equipos y herramientas, o propiedad intelectual y capacitación del personal.

El proceso de gestión de activos ha evolucionado significativamente desde la gestión de inventarios básica.

Lo que antes era una forma de reducir costos y preservar los activos físicos, ahora es un proceso que utiliza la última tecnología, el análisis de datos y la planeación estratégica para mejorar las operaciones empresariales.

Desde observar las tendencias del mercado hasta garantizar que la empresa es lo bastante ágil para adaptarse a cambios, la gestión de activos es más esencial que nunca.

La importancia del control de stock radica en optimizar el ciclo de vida de tus activos. Al desplegar eficazmente un buen control de inventario, tu empresa puede cosechar muchos beneficios.

Una buena gestión de inventario conduce a una mayor eficacia operativa, una producción más rápida y mayores márgenes de beneficio. En esencia, esta herramienta puede tener un fuerte impacto positivo en el rendimiento financiero:

• Optimización. Al racionalizar el uso de activos, las empresas pueden ampliar la vida útil de los activos y reducir los gastos.
• Costos. Las empresas tienen una mayor transparencia sobre lo que gastan en activos, incluidos sus gastos operativos y de mantenimiento, optimizando así sus costos y presupuestos.
• Ingresos. Las soluciones de gestión de stock pueden utilizarse para identificar activos infrautilizados, generando así nuevas o mayores fuentes de ingresos.
• Riesgo. Con estas herramientas se pueden mitigar problemas que van desde el fallo de los activos hasta el cumplimiento de normativas legales.

Los software de gestión de activos como Timly han ayudado a cientos de empresas a optimizar sus recursos. Por ejemplo, Philips Austria utiliza principios de lean tracking para minimizar los costos de almacén, sin reducir la calidad de su cadena de suministro

¿Por qué es importante controlar el inventario?

Hay varias consecuencias asociadas a no utilizar procesos de gestión de activos en sus operaciones. Entre ellas se incluyen las siguientes:

• Finanzas. Las cosas cuestan más cuando descuidas la importancia del control de stock. Esto incluye mayores gastos operativos debido al tiempo perdido buscando objetos extraviados; despliegue ineficaz de los recursos; acortamiento de la vida útil de los activos; y mala planificación financiera y presupuestaria.
• Operación. Sin la gestión de activos, una empresa puede enfrentarse a muchos retos operativos e ineficiencias, como tiempos de inactividad; menor productividad debido a activos viejos o mal mantenidos; y mayores riesgos relacionados con el cumplimiento y la seguridad.
• Estrategia. No implantar un sistema adecuado de gestión de activos también puede acarrear inconvenientes estratégicos. Las empresas encontrarán dificultades para adaptarse o escalar según las necesidades; y su capacidad para competir puede resentirse. Además, la gestión de riesgos se ve comprometida.

La gestión de activos también puede ampliar la utilidad y vida útil de los activos. De esta forma, puedes reducir los costos de mantenimiento y mejorar la productividad. Todo esto contribuye a optimizar el día a día del negocio.

¿Qué hace el control de stock?

Un software como Timly te permitiría automatizar los procesos manuales. Esto incluye la creación de cuadros de mando para futuros programas de mantenimiento, y el envío de notificaciones al personal responsable cuando se acerquen los plazos de actualización, o se comuniquen problemas.

Las empresas también pueden obtener información clave sobre el rendimiento de los activos y las necesidades de mantenimiento. Esto no solo libera tiempo de los empleados, sino que aumenta la precisión de los resultados.

En esencia, el software de gestión de activos permite a las empresas gestionar no sólo los activos, sino toda la empresa con mayor eficacia.

¿Por qué es importante tener un sistema de control de stock?

Las soluciones de seguimiento de activos como Timly incluyen muchas funciones útiles, como análisis de datos en tiempo real, y elaboración de informes para optimizar la toma de decisiones.

¿Cuál es el objetivo del control de inventarios?

Sin un proceso eficiente de gestión de activos, la productividad disminuye y los riesgos se incrementan. Al final del día, la gestión de activos contribuye a que los negocios funcionen de manera óptima.

Cuando se aplica eficazmente, la gestión de activos ofrece mejoras en diversas áreas operativas; por ejemplo:

• Optimización de recursos. Podrás utilizar los activos de forma más eficiente y eficaz, reduciendo los residuos y maximizando el rendimiento en el proceso.
• Rendimiento financiero. Conocerás mejor la salud financiera de tu empresa, ya que puedes utilizar los informes para analizar aspectos como gastos de mantenimiento y depreciación de activos.
• Eficiencia operativa. Mejorarás tus flujos de trabajo operativos, reduciendo la inactividad e incrementando la eficiencia.
• Gestión de riesgos. Los problemas asociados al fallo de activos, de cumplimiento u obsolescencia se abordan con una gestión adecuada de los activos.
• Toma de decisiones. Puedes realizar análisis de datos para fundamentar las decisiones estratégicas.
• Vida útil de los activos. La gestión de activos fomenta el mantenimiento y las actualizaciones periódicas.
• Sostenibilidad. Alcanzarás objetivos de sostenibilidad optimizando aspectos como el consumo de energía.

Aunque la gestión de activos proporciona numerosos beneficios a las empresas, existen algunos retos que hay que tener en cuenta para implantar eficazmente:

• Costo. Implantar soluciones de gestión de activos puede ser costoso, pero centrarse en el rendimiento puede justificar la inversión inicial.
• Integración. Integrar un software de gestión de activos en un sistema existente puede resultar todo un reto. Asegúrate de elegir una solución que pueda integrarse con tu infraestructura actual.
• Gestión del cambio. Introducir cambios en cualquier empresa puede causar trastornos. Invierte en la formación del personal para que se adapten a las soluciones de gestión de activos.

Hay una serie de objetivos que las empresas buscan alcanzar cuando implantan soluciones de gestión de activos:

• Maximización de uso. Utilizando los activos al máximo de su potencial, la gestión de activos puede aumentar el rendimiento de la inversión.
• Mitigación de costos. La gestión de activos reduce el tiempo dedicado a buscar equipos y disminuye los tiempos de inactividad.
• Incremento de utilidad. El mantenimiento y las actualizaciones oportunas prolongan la vida útil de los activos, reduciendo la necesidad de sustituciones y recortando tiempos de inactividad.
• Mayor agilidad. Las empresas tienen una visión clara de su inventario, lo que significa que pueden adaptarse rápidamente a los cambios, asignando recursos y ajustando los procesos en respuesta a la evolución del mercado.

¿Para qué sirve un sistema de gestión de activos?

Los conocimientos que proporciona un sistema de gestión de activos pueden ayudar a mejorar la toma de decisiones de la empresa y a orientar la estrategia. Algunas de las características clave de un sistema de gestión de activos son:

• Seguimiento de inventario. Lleva un registro detallado de todos los activos, incluida su ubicación, estado e historial de uso
• Programación del mantenimiento. Automatiza el mantenimiento y las reparaciones periódicas, garantizando que los activos estén siempre en óptimas condiciones.
• Monitoreo del rendimiento. Detecta tendencias o patrones que podrían indicar la necesidad de atención o sustitución.
• Gestión de vida. Optimiza todo el ciclo de vida de los activos, desde su adquisición hasta su eliminación.
• Gestión del cumplimiento. Asegúrate de que los activos cumplen los reglamentos y las normas pertinentes del sector, reduciendo el riesgo de incumplimiento.

Una mala gestión de activos puede provocar ineficacias operativas, e incrementar los riesgos del negocio. Por tanto, las empresas deben evitar la mala gestión de activos. Algunas señales de alarma a las que hay que prestar atención son:

• Inventario de activos obsoleto o inexato
• Activos mal mantenidos
• Mal uso de los activos
• Falta de una estrategia de gestión de activos
• Incapacidad para adaptarse a innovaciones o cambios tecnológicos
• Políticas de gestión de riesgos deficientes
• Escasa o nula supervisión del rendimiento

De no atenderse, estos problemas pueden traerle consecuencias graves a tu empresa, como las siguientes:

• Aumento de costos operativos y de mantenimiento, así como gastos innecesarios en la sustitución prematura de los activos.
• Productividad reducida, averías frecuentes , e interrupción de las operaciones empresariales.
• Pérdidas financieras, ya sea por costes directos o por pérdida de ingresos debida a ineficiencias operativas.
• Cuestiones de incumplimiento de las normas reguladoras, lo que puede acarrear sanciones legales y daños a la reputación del negocio.
• Disminución de la vida útil de los activos, lo que acarrearía nuevas actualizaciones, a mayores costos.
• Interrupciones operativas debido a fallos inesperados en los equipos, lo que provoca retrasos.
• Mala toma de decisiones, debido a la falta de datos precisos y puntuales sobre los activos.
• Daños a la reputación, debido a la reducción de la calidad del servicio, o los fallos de los productos.

• Optimizar los programas de mantenimiento y reparación ayuda a prolongar la vida útil de los activos.
• Encontrar las formas más eficaces de utilizar los activos en todo momento, incluidos elementos como el equipo, el espacio y los empleados.
• Reducir gastos innecesarios conociendo los niveles y condiciones de los activos y evitando la infrautilización.
• Reducción del consumo de energía y recursos gracias a una gestión de activos eficiente y con un mantenimiento adecuado.

All of these aspects go together to help with profitability as a whole. So in essence, asset management enhances productivity and efficiency while also helping the company stay as agile as possible. This can help with other areas of the business too, such as market responsiveness or improving the quality of output – which in turn improves brand reputation.