Gestión de activos de TI (beneficios operativos, componentes clave y eficiencia)

La gestión del inventario de activos de TI se utiliza para rastrear, gestionar y optimizar el ciclo de vida de los activos tecnológicos. Se realiza desde el momento en que se adquiere el activo hasta el final de su ciclo de vida. Se utiliza para mantener la información sobre los activos de TI, como el hardware, el software y los dispositivos de red. Ayuda a proporcionar una utilización, mantenimiento y retirada adecuados de los activos. Esto permite a las empresas tomar mejores decisiones sobre la asignación, utilización y sustitución de activos. También contribuye a reducir costes y riesgos, y garantiza el cumplimiento de la normativa.

Los objetivos de la gestión de activos de TI son garantizar:

• Eficiencia de costes, como la optimización de activos y la mejora de presupuestos y previsiones.
• Cumplimiento de normas, como llevar registros precisos y realizar un seguimiento de las últimas actualizaciones de software y hardware.
• Reducción de riesgos, como las vulnerabilidades de seguridad, la prevención de robos, el mantenimiento adecuado y la facilitación del reciclaje y la retirada de activos.

La implantación del software de gestión de inventarios de activos de TI ayuda a las empresas a:

• Agilizar las operaciones mediante el seguimiento centralizado de activos, la actualización automática de datos y el uso de una interfaz que dispensa los activos retirados.
• Mejorar su seguridad asegurando el cumplimiento de la normativa, proporcionando visibilidad de los activos y reduciendo el riesgo de filtración de datos.
• Fortalecer la toma de decisiones utilizando análisis e informes, integrándose con herramientas predictivas de IoT y garantizando la planificación estratégica, al tiempo que se mejora la toma de decisiones.

Los componentes clave de la gestión del inventario de activos de TI son el hardware, el software y las licencias. Veamos los componentes:

Componentes de hardware:

• Esto incluye información sobre los activos, como el número de serie, el fabricante y el número de modelo, así como datos sobre la compra, la ubicación y la garantía.
• Los dispositivos incluyen ordenadores de escritorio, portátiles, impresoras, servidores, periféricos, enrutadores, conmutadores y cortafuegos.
• Estado de los activos y si presentan defectos.

Componentes de software:

• Las aplicaciones incluyen sistemas operativos como Windows y programas como Microsoft Office y Adobe.
• Versión del software y compatibilidad.

Componente de licencia:

• Tipos de licencias, como suscripciones, perpetuas y concurrentes.
• Fechas de caducidad de las licencias, renovaciones y actualizaciones.
• Asignación de licencias al personal designado.

Las mejores prácticas de gestión de activos de TI giran en torno a la creación y el mantenimiento de un inventario preciso y actualizado. Éstas son:

• Automatización del descubrimiento de activos mediante herramientas y protocolos como DNS, ICMP y SNMP.
• Recopilación de información como hardware, software, ubicación, códigos de barras, ajustes de configuración y uso de una base de datos centralizada.
• Validación de la información de los registros y corrección de errores existentes.
• Gestión del inventario mediante su seguimiento desde la adquisición hasta la eliminación, así como actualización y realización de cambios, traslado de activos, actualización de software, actualización de hardware y retirada de activos.
• Regulación de auditorías, actualización de registros y aplicación de procesos.
• Integración con otros sistemas, como bases de datos de gestión de la configuración, herramientas de gestión de servicios informáticos, sistemas financieros y de contratación, y sistemas de información sobre seguridad.
• Informes y análisis para garantizar la correcta utilización de los activos, el cumplimiento de las licencias, el mantenimiento y la sustitución del hardware, así como el análisis de costes.

Para garantizar una gestión eficaz y adecuada del inventario de activos de TI, deberás:

• Garantizar técnicas de descubrimiento de activos, como el escaneo de redes para detectar dispositivos, la realización de auditorías físicas de hardware y software, y el suministro de información sobre activos.
• Elaborar una lista de comprobación de la gestión de activos tecnológicos identificando el hardware, el software y los periféricos.
• Recopilar información como números de serie, fechas de compra, garantías, ubicaciones, asignaciones de empleados, versiones de software y licencias.
• Almacenar la información en un lugar centralizado para garantizar un acceso fácil y actualizaciones periódicas.

Seguir estos pasos te permite agilizar los procesos y reducir la duplicación e integración de datos. Puedes crear y mantener eficazmente un inventario preciso de activos de TI utilizando el software de gestión de inventario de Timly. Esto te permitirá:

• Mejorar el seguimiento y la gestión de activos.
• Fortalecer la seguridad y el cumplimiento de la normativa.
• Optimizar el presupuesto y la planificación de TI.
• Racionalizar los procesos de mantenimiento y reparación.
• Reducir el tiempo de inactividad y aumentar la productividad.

Ejemplos de activos de TI son:

• El hardware incluye ordenadores de sobremesa, portátiles, servidores, dispositivos de almacenamiento, impresoras, escáneres, enrutadores, conmutadores, cortafuegos, teléfonos inteligentes, tabletas y otros dispositivos.
• El software incluye sistemas operativos, bases de datos, antivirus y aplicaciones de trabajo como Microsoft Office y Google Workspace.
• Los recursos basados en la nube incluyen máquinas virtuales como Microsoft Azure, almacenamiento en la nube como Google Drive, aplicaciones de software como servicio (SaaS), así como licencias y suscripciones.
• Los equipos de red incluyen enrutadores, conmutadores, cortafuegos, módems e interfaces de red.

Estos elementos ofrecen una visión general de los tipos de activos de TI que suelen utilizar y gestionar las empresas.

Hay algunas normativas que deben tenerse en cuenta para mantener inventarios de activos de TI. Se trata de garantizar el cumplimiento y la protección de la información sensible. Éstas son:

• Las normas generales de protección de datos (GDPR) son mandatos que garantizan la exactitud de los registros.
• La Ley Sarbanes-Oxley (SOX) obliga a las empresas a mantener registros informáticos precisos, lo que garantiza que las auditorías y los informes financieros cumplan las normas.
• La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios (HIPAA) obliga a las organizaciones a mantener un inventario informático preciso, incluida la información sanitaria electrónica protegida (ePHI), para garantizar su integridad, confidencialidad y disponibilidad.

Para que las empresas se aseguren de que los inventarios estén listos para la auditoría y la presentación de informes, tendrán que asegurarse de que:

• Utilizan un sistema centralizado basado en la nube para gestionar los activos tecnológicos.
• Emplean una herramienta de escaneo para minimizar la introducción manual de datos.
• Clasifican y etiquetan los activos por tipo y ubicación.
• Registran los cambios, las actualizaciones y el acceso a los activos.
• Programan auditorías y actualizaciones para garantizar la exactitud.

El inventario de activos de TI es importante para la estrategia global de una empresa. Implica el seguimiento y la gestión del hardware, el software y los dispositivos de red del inventario. Otros activos que deben gestionarse son las licencias de software, los servicios, los dispositivos móviles, el IoT y el mantenimiento predictivo, entre otros.

Los activos de TI también son importantes para gestionar eficazmente los costes. Esto se consigue identificando los activos no utilizados, reduciendo así el despilfarro. Además, las organizaciones deben estar al día en el cumplimiento de la normativa para garantizar una auditoría adecuada y evitar sanciones en caso de incumplimiento. El inventario de activos de TI también ayuda a planificar y tomar decisiones, lo que es importante para desarrollar planes e inversiones estratégicas.

En cuanto a su papel en la ciberseguridad, la gestión del inventario de activos de TI es importante para:

• Definir vulnerabilidades, como dispositivos no autorizados y software sin actualizaciones de seguridad.
• Permitir a la organización garantizar que los activos se prioricen para mitigar los riesgos.
• Proporcionar información sobre la infraestructura de la organización. Esto reduce el riesgo y mejora la eficiencia, además de permitir una respuesta rápida a los problemas y amenazas de seguridad.

Los equipos de TI pueden agilizar las operaciones y mejorar la productividad, dado que:

• Ahorran en costes al evitar compras no deseadas o compras excesivas de activos tecnológicos.
• Garantizan el cumplimiento de los acuerdos de licencias de software, reduciendo el riesgo de sanciones y multas.
• Optimizan la localización y despliegue de activos, reduciendo así el tiempo de inactividad del nivel de servicio y garantizando al mismo tiempo el mantenimiento y las actualizaciones adecuadas de los activos.
• Permiten tomar decisiones informadas sobre la actualización, sustitución y retiro de activos tecnológicos. Esto ayuda a reducir los residuos no deseados y proporciona una mejor asignación de los recursos.
• Mejoran la utilización de los activos mediante un mejor seguimiento y garantizan una mejor elaboración de informes funcionales, a la vez que se reducen los costes y se aumenta la productividad.

Para evaluar el retorno de la inversión (ROI) de la gestión del inventario de activos de TI, es importante determinar cuestiones como las compras redundantes y, al mismo tiempo, maximizar el uso de los activos de TI. Esto ayuda al seguimiento de los activos tecnológicos y a la gestión del inventario a garantizar el ciclo de vida adecuado de los activos, el patrón de uso y el mantenimiento. También garantiza que los activos se revisen a tiempo, reduciendo el tiempo de inactividad y prolongando su vida útil.

Para calcular el ROI de la gestión de activos de TI las organizaciones necesitan:

• Calcular la reducción de compras redundantes y costes de mantenimiento no deseados.
• Estimar la productividad y la eficiencia gracias a la optimización de los activos en declive y la reducción del tiempo de inactividad.
• Reducir los costes en torno a un 20% de las compras redundantes y aumentar la eficiencia en un 15%. Además, puede mejorar la previsión en torno a un 10% de fallos inesperados y costes no deseados.

Para gestionar el inventario de activos tecnológicos, es importante:

• Asegurarse de que la información sobre los datos de los activos de TI esté actualizada, completa y precisa. Esto involucra el tipo de activo, el número de serie, la ubicación y la propiedad.
• Corroborar que los datos estén normalizados, lo que ayuda a minimizar errores e incoherencias.
• Implementar reglas de validación de datos para garantizar que los datos cumplan los criterios, como identificar los números de serie duplicados y los tipos de activos no válidos.

Los procesos coherentes reducen los errores y mejoran la eficiencia. Para ello, deben garantizarse procedimientos adecuados para la adquisición, despliegue, seguimiento, supervisión, mantenimiento, reparación, eliminación y desmantelamiento de activos, que abarquen todo el ciclo de vida de estos, desde su compra hasta su retiro.

He aquí algunos criterios para elegir el tipo de software adecuado:

• Garantía de que el software pueda almacenar y realizar un seguimiento de los datos de los activos físicos y digitales, así como de su uso, estado e historial de mantenimiento.
• Evaluación de la flexibilidad y adaptabilidad del software.
• Verificación de si el software puede adaptarse a las necesidades de la organización.
• Comprobación de si se dispone de una sólida interfaz de usuario que facilite la personalización y la navegación.
• Informes y análisis del software que permitan conocer el estado de los activos en tiempo real y la elaboración de reportes personalizados.
• Garantía de cumplimiento de los requisitos de seguridad.
• Análisis del nivel y la frecuencia de la asistencia y el mantenimiento.

La función del inventario de activos de TI en la optimización de costes consiste en evitar compras y suscripciones no deseadas, garantizando al mismo tiempo un mejor aprovisionamiento. Para lograr esto, se debe:

• Garantizar que no se realicen compras no deseadas o duplicadas para reducir el despilfarro y los gastos no contemplados.
• Hacer un seguimiento de las suscripciones a programas y servicios, lo que permite reducir costes y residuos.
• Proporcionar datos estratégicos para negociar contratos con proveedores para que siempre se logre cumplir con los términos y se puedan evitar sanciones.
• Reducir la carga administrativa, racionalizándola mediante el seguimiento y la elaboración de informes.
• Optimizar la utilización de los activos, permitiendo la asignación adecuada de estos y la reducción de costes.
• Proporcionar cumplimiento y auditoría para asegurar que las organizaciones cumplan los requisitos normativos.

Para implantar la gestión del inventario de activos de TI, las organizaciones deben seguir la siguiente guía:

• Empezar con una fase de planificación. Para ello, hay que definir los tipos de activos de TI necesarios, fijar objetivos, identificar a las partes interesadas responsables, evaluar los procesos actuales y crear un plan de proyecto.
• Posteriormente, la organización debe centrarse en la fase de ejecución mediante la configuración de las funciones y los permisos de los usuarios, la recopilación de datos de inventario, la aplicación de la validación de datos y el seguimiento de los activos. Además, es esencial garantizar que los sistemas se mantengan a tiempo y puedan generar información y un cuadro de mandos sólido para supervisar la utilización, el mantenimiento y el cumplimiento de los activos.

Veamos los retos y las soluciones para implantar la gestión del inventario de activos de TI:

• Resistencia al cambio. Las partes interesadas deben participar en todo el proceso de aplicación.
• Garantizar la validación de los datos y priorizar las tareas para asignar recursos con vistas a una aplicación satisfactoria.
• También es esencial la integración con los sistemas existentes para un intercambio de datos sin fisuras.
• Asegurarse de que la implantación cumpla los requisitos normativos, como GDPR e HIPAA.

La diferencia entre la gestión de activos (GA) y la gestión de inventarios (GI) es que ambas son modos distintos de gestionar los recursos. Aunque ambas se utilizan para el seguimiento y la supervisión, varían en cuanto a su alcance, enfoque y objetivo.

La gestión de activos se centra en todo el ciclo de vida de los activos, desde su compra hasta su eliminación. Incluye la planificación, la compra, el uso, el mantenimiento y la eliminación. Su objetivo es optimizar la eficiencia, el rendimiento y el análisis de datos de los activos. Los ejemplos de activos gestionados van desde equipos a vehículos, pasando por la propiedad intelectual.

La gestión de inventarios se centra en el seguimiento y la auditoría de las existencias. También pretende mantener los niveles de existencias minimizando las roturas de stock y el exceso de existencias. El inventario puede rastrearse manualmente o mediante un sistema automatizado que utilice un sistema de inventario por código de barras y etiquetas RFID. Las mercancías, los trabajos en curso y las materias primas son ejemplos de inventario.

Los escenarios de uso de la gestión de activos serían la gestión de ciclos de vida complejos y largos de maquinaria y equipos. También es importante a la hora de optimizar la utilización, el mantenimiento y el calendario de los activos, al tiempo que se hace un seguimiento de su depreciación. La gestión de inventarios es para equipos que se mueven con rapidez. Permite realizar un inventario adecuado y reducir las roturas de stock y el exceso de existencias. Se utiliza para determinar la cantidad y la ubicación para la gestión de la cadena de suministro.