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Sobre la empresa

Hafen & Hof Grundbesitz GmbH & Co. KG es un moderno e innovador complejo comercial situado en Berlín, fundado en 2008. Este punto multifuncional alberga 11 empresas —incluyendo operadores de autobuses, un taller de vehículos industriales, una marina, un astillero, un restaurante, pisos flotantes y otras atracciones turísticas— y emplea a más de 300 personas.

Cada año se realizan alrededor de 1,500 paseos en barco y el inventario global suma unas 1,000 unidades, que abarcan desde barcos y maquinaria hasta herramientas y consumibles.

El reto

La diversidad de actividades y la cantidad de activos y empresas en Hafen & Hof supone una gran complejidad para la gestión. El equipo debía coordinar recursos 24/7 durante todo el año, manteniendo el control sobre herramientas, mantenimientos y diferentes consumibles. Los retos específicos incluían:

  • Ubicar rápidamente activos y herramientas, especialmente en situaciones de emergencia o alta demanda.
  • Acceder a información actualizada sobre mantenimientos, garantías y manuales técnicos.
  • Evitar que el conocimiento técnico esté aislado entre sólo algunos miembros del equipo.
  • Centralizar la gestión de pedidos y ropa de trabajo.
  • Gestionar flotas, instalaciones y procesos internos de distintas empresas desde una plataforma común.

Ante la necesidad de una solución moderna, el jefe de proyecto Matthias Prillwitz optó por implementar Timly como sistema digital de inventario, permitiendo profesionalizar los procesos y reducir el uso de métodos obsoletos.

La solución

Con la digitalización de inventarios a través de Timly, Hafen & Hof obtiene un control ágil y móvil sobre todos sus activos —desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Un simple escaneo del código QR permite consultar la información relevante de cada objeto: desde manuales y periodos de garantía, hasta informes de mantenimiento y ubicación. A través de la app Timly, los empleados pueden:

  1. Vender, reasignar o retirar activos y consumibles fácilmente.
  2. Planificar y documentar mantenimientos y reparaciones, con avisos automáticos para los responsables.
  3. Gestionar asignaciones de recursos a personas, vehículos, salas o zonas.
  4. Centralizar documentos y manuales importantes para el acceso inmediato por todos.
  5. Comunicar y resolver incidencias de forma automatizada —incluyendo fotos y seguimiento del estado de la reparación.

Los resultados

La introducción de Timly en Hafen & Hof ha profesionalizado la gestión y facilitado la vida diaria de todos los trabajadores. Cualquier miembro del equipo puede acceder a la información en tiempo real y tomar decisiones informadas sin depender de otros.

La coordinación interna es más eficiente, los pedidos y mantenimientos se planifican mejor, y el conocimiento deja de estar fragmentado. Los principales beneficios incluyen:

  • Reducción de consultas y comunicaciones innecesarias.
  • Procesos internos más transparentes, ágiles y menos dependientes de un pequeño número de personas.
  • Mejor gestión del inventario y planificación de servicios.
  • Ahorro de tiempo y costes en todas las áreas.
  • Plataforma centralizada que da soporte tanto a la gestión de activos como a la coordinación entre múltiples empresas.

Principales aprendizajes

  • La digitalización de inventarios con Timly permitió a Hafen & Hof dar acceso inmediato y móvil a todo el equipo, independientemente de su ubicación.
  • Toda la información relevante sobre activos, mantenimientos, manuales y consumibles está centralizada y accesible desde cualquier smartphone o PC.
  • El control de asignaciones, documentación y planificación de servicios reduce el margen de error y facilita los procesos internos de las empresas inquilinas.
  • Con flujos de trabajo definidos, menos consultas y comunicación más directa, el conocimiento deja de depender de unas pocas personas y beneficia a todo el equipo.
  • La coordinación de pedidos, mantenimientos y reparaciones se agiliza, ahorrando tiempo y costes en la gestión del complejo.
Fotos: Hafen & Hof