Die Anlageninventur vereinfachen mit Timly

Die Anlageninventur: Definition und Abgrenzung

Die Pflicht zur Aufstellung des Inventars eines Unternehmens ergibt sich aus Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung, die im Handelsgesetzbuch (HGB) vorgeschrieben sind. § 240 HGB legt den genauen Umfang fest. So sind letztliche alle Werte und Schulden der Firma zu erfassen, unabhängig von der Art der Anlage. Einmal im Jahr muss diese Aufstellung im Rahmen der Inventur auf den aktuellen Stand gebracht werden. Um alle möglichen Vermögensgegenstände – unabhängig von Art, Menge und Wert – zu erfassen, unterscheidet man in drei Inventurarten:

– Körperliche Inventur: Hier sind alle beweglichen, körperlichen Gegenstände gemeint. Klassischerweise also Werkzeuge, andere Arbeitsmittel und auch Verbrauchsmaterialien. Diese sind durch Zählen, Messen und Wiegen, also in der sogenannten körperlichen Bestandsaufnahme, zu erheben.

– Buchinventur: Dies betrifft Buchwerte des Unternehmens, also Guthaben und Schulden auf Konten, ausstehende Zahlungsverpflichtungen und auch ausstehende Forderungen aus Geschäften. Es handelt sich um eine rein buchhalterische Berechnung und Aufstellung.

– Anlageninventur: Diese Form der Inventur umfasst sozusagen alle Güter, die nicht unter eine der vorherigen Arten fallen. Also Werte, die in irgendeiner Form angelegt sind. Dazu zählen Finanzanlagen, aber auch solche in Immobilien und Formen des beweglichen Anlagevermögens, wie Fahrzeuge und Maschinen. Insofern kann die Anlageninventur eine besondere Herausforderung sein, da verbaute Komponenten häufig nicht einheitlich korrekt erfasst sind.

Die Entwickler von Timly haben es sich zur Aufgabe gemacht, erstmals eine vollständige Inventarisierung in Unternehmen zu ermöglichen. Dazu bietet die Inventarsoftware zahlreiche smarte Funktionen, die es beispielsweise erlauben, sämtliches verbautes Inventar eines Raumes oder Arbeitsbereichs effektiv zu verwalten. Dadurch wird die Erfassung bei der jährlichen Inventur erheblich vereinfacht.

Effiziente Anlageninventur: Durchführung mit Software sorgt für Vereinfachung

Durch den ganzheitlichen Ansatz von Timly können letztlich beliebige Gegenstände erfasst werden. Dafür stellt die Software in einer Art Baukasten-System flexible Profile zur Verfügung. Denen lassen sich jegliche für den jeweiligen Gegenstand sinnvolle Attribute zuordnen. Zusätzlich ist es möglich, Dateien aller Art, etwa Kaufunterlagen und Wartungsprotokolle, im Profil zu hinterlegen. Die einzelnen Assets werden in einer vordefinierten oder durch den Anwender geschaffenen Oberkategorie eingruppiert.

Für eine bessere Übersicht sorgt die Möglichkeit, Container-Objekte zu bestimmen. Dabei kann es sich beispielsweise um Gebäudeteile, Räume oder Fahrzeuge handeln, mit denen dann darin befindliche Gegenstände oder verbaute Komponenten verknüpft werden.

In der Verwaltungsoberfläche von Timly stehen praktische Filterfunktionen zur Verfügung. So ist es durch logische Zuordnungen möglich, sich das Inventar eines Raumes oder Bereiches – vollständig und unabhängig von der Kategorie – anzeigen zu lassen. Bei der Inventur ist auf einen Blick klar, welche Assets in einem Bereich vorhanden sein müssen. Details zu Beschaffungspreisen und aktuellem Zustand ergeben sich aus den Profilen der einzelnen Inventargegenstände. Der Verwaltungsaufwand vor der Durchführung einer Anlageninventur wird so minimiert.

Flexible Anlageninventur: Richtlinie schreibt keine Form vor

Die Form der Inventur ist nicht im Detail vorgeschrieben. Hier zählt das Ergebnis: am Ende müssen korrekt ermittelte Werte stehen. Mit Timly ist die Durchführung einer rechtssicheren Inventur ohne zusätzliche Hardware und Anpassungen der IT-Infrastruktur möglich. Die Ablage aller Daten erfolgt cloudbasiert. Dadurch wird ermöglicht, dass der Datenbestand des eigenen Inventars von jedem beliebigen Arbeitsort über das Internet zugänglich ist. Für die DSGVO-konforme Absicherung sorgen die Experten von Timly.

Als Identifizierungsmerkmal für den Aufruf erfasster Objekte lassen sich QR-Codes erstellen. Die für Smartphones und Tablets optimierte Timly-App beinhaltet einen Barcode-Scanner, mit dem die QR-Codes eingelesen werden. Da die App webbasiert und ohne Installation funktioniert, erfolgt die Speicherung von Daten nur temporär. Es lassen sich letztlich beliebige Endgeräte einsetzen. In der Inventur Software von Timly müssen Anwender nur den QR-Code jedes Assets einmalig einscannen, damit er für die Bestandsaufnahme rechtssicher erfasst wird. So gestaltet sich die Durchführung der Anlageninventur denkbar einfach.

Wiederkehrende Anlageninventur: Wie oft ist eine Bestandsaufnahme notwendig

Die Bestandsaufnahme muss grundsätzlich einmal im Jahr, zum Abschluss des Geschäftsjahres, durchgeführt werden. Dies fällt mit dem Ende des Kalenderjahres zusammen. In Einzelfällen ist es aber auch möglich, die Inventur zu verlegen, etwa wenn sie aufgrund eines hohen Arbeitsaufkommens nicht zeitgerecht abgeschlossen wäre. In diesem Fall muss eine Rückrechnung auf das Ende des Geschäftsjahres möglich sein.

Besser geeignet ist daher die permanente Inventur. Diese Form der Erhebung setzt voraus, dass die aktuellen Warenbestände permanent nachvollziehbar sind. Die körperliche Inventur kann dann irgendwann im Laufe des Jahres durchgeführt werden, beispielsweise in Auftrags-schwachen Phasen.

Mit Timly ist es praxisnah möglich, einen tagesaktuellen Überblick aktueller Bestände und Werte zu bekommen. Die Inventarsoftware hält zu jeder Zeit alle erforderlichen Daten über Arbeitsmittel, Anlagen und Maschinen vor. Zu- und Abgänge werden in Echtzeit protokolliert.

Auch die Verwaltung von Verbrauchsgegenständen ist in Timly enthalten. Dadurch ist die rechtliche Anforderung der permanenten Bestandskontrolle gewährleistet. Die körperliche Bestandsaufnahme lässt sich zu irgendeinem passenden Zeitpunkt, beispielsweise bei der jährlichen Inspektion, ohne Mehraufwand integrieren.

Praxisnahe Anlageninventur: Beispiel für die Durchführung

Die Zeiten, in denen Unternehmen für die Durchführung der Inventur tagelang geschlossen wurden, sind in den meisten Branchen vorbei. Mit Timly ist es möglich, den in der Software hinterlegten Verantwortlichen per E-Mail eine Aufforderung zur Inventur der zugeordneten Arbeitsmittel zu senden. Diese müssen dann nur einmalig alle erhaltenen Assets in der App einscannen.

Unternehmen wie SodaStream, der Weltmarktführer für Sprudelgeräte, nutzen diese praktische Funktion der Selbstinventur für ihre Mitarbeiter, die an verschiedenen Standorten, Arbeitsplätzen und auch im Home-Office tätig sind. Verantwortliche von SodaStream loben die hohe Praxistauglichkeit und die damit verbundene Zeitersparnis dieses Ansatzes.