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Kurze Unternehmensvorstellung

Die Stadtwerke Singen versorgen die rund 45.500 Einwohner der Stadt nahe der Schweizer Grenze zuverlässig mit Energie, Wasser und weiteren kommunalen Dienstleistungen. Gegründet 1966, betreiben sie ein überschaubares Inventar von etwa 200 Objekten und legen besonderen Wert auf die Qualifikation und Sicherheit ihrer Mitarbeitenden.

Die Herausforderung

Das Hauptanliegen der Stadtwerke Singen war zunächst die Verwaltung von Mitarbeiterzertifizierungen: Wer besitzt welche Qualifikationen, sind diese aktuell, und erfüllen alle Mitarbeitenden die gesetzlichen Vorgaben?

Darüber hinaus sollten langfristig auch Geräte, Werkzeuge und andere Inventarobjekte effizient verwaltet werden – inklusive Wartungsplänen, Prüfungen und Fristen. Die bisherigen analogen Methoden waren aufwendig, unübersichtlich und wenig auditfest.

Die Lösung

Mit Timly führte Singen die digitale Personalakte ein, um Mitarbeiterprofile zentral zu erfassen. Dabei lassen sich Schulungsunterlagen, Zertifikate und relevante Dokumente hinterlegen. Das Dashboard zeigt auf einen Blick ablaufende Zertifikate und geplante Schulungen, wodurch Compliance und Sicherheit zuverlässig gewährleistet werden.

Zusätzlich wurde das Inventarmanagementmodul implementiert. Damit lassen sich Geräte, Werkzeuge und andere Objekte nach Wartungsplänen und gesetzlichen Prüfanforderungen verwalten – inklusive mobiler Verfügbarkeit für Mitarbeitende vor Ort.

Die Ergebnisse

  • Effiziente Qualifikationsverwaltung: Alle Mitarbeiterzertifikate werden zentral erfasst, überprüft und nachverfolgt.
  • Optimiertes Inventarmanagement: Geräte, Leitern und elektronische Geräte werden nach Wartungs- und Prüfplänen verwaltet, Fristen werden automatisch erfasst.
  • Compliance und Sicherheit: Die Stadtwerke Singen erfüllen gesetzliche Vorgaben zuverlässig und können Nachweise jederzeit vorlegen.
  • Mobile Nutzung: Mitarbeitende können Wartungen und Prüfungen vor Ort dokumentieren, wodurch Prozesse schneller und transparenter werden.

Wichtige Erkenntnisse

  • Digitale Personalakte: Vereinfacht die Verwaltung von Qualifikationen und unterstützt Compliance.
  • Zentrale Plattform: Verknüpft Mitarbeitermanagement mit Inventarverwaltung und spart Verwaltungsaufwand.
  • Mobile Verfügbarkeit: Unverzichtbar für Teams, die vor Ort arbeiten.
  • Prozessoptimierung: Planung, Nachverfolgung und Dokumentation werden schneller, transparenter und auditfest.

Foto: Stadtwerke Singen