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Es handelt sich bei der Stichprobeninventur um ein gesetzlich anerkanntes Verfahren zur Ermittlung von Lagerbeständen, bei dem nicht der gesamte Vorrat, sondern nur ein repräsentativer Teil gezählt und mithilfe mathematisch-statistischer Methoden hochgerechnet wird. Dieses Vorgehen bietet Unternehmen erhebliche Vorteile hinsichtlich Zeitersparnis, Kostenreduktion sowie Prozesssicherheit und lässt sich besonders effizient mit digitaler Unterstützung wie moderner Inventursoftware umsetzen.

Was ist eine Stichprobeninventur?​

Die Erfassung per Stichprobe ist eine alternative Form zur klassischen körperlichen Inventur (Vollinventur). Anstatt sämtliche Artikel eines Lagers zu zählen, werden gezielt Stichproben entnommen, deren Ergebnisse dann auf den Gesamtbestand hochgerechnet werden. Möglich wird dies durch den Einsatz anerkannter mathematisch-statistischer Verfahren, wobei der Zählaufwand durchschnittlich um bis zu 95 % reduziert werden kann.

Abgrenzung zu anderen Inventurarten

Vollinventur

Jede einzelne Position wird gezählt, meistens in zeitlicher Nähe zum Bilanzstichtag. Das ist zeit- und personalintensiv. Gezählt werden sowohl alle Vermögensgegenstände, als auch die Schulden des Unternehmens.

Permanente Inventur

Es erfolgt eine laufende Bestandserfassung in einem Lagerbuch. Irgendwann im Jahr erfolgen die physische Aufnahme und Zählung. Dabei sind hohe Anforderungen an die revisionssichere Dokumentation für das Lagerbuch zu stellen.

Stichprobeninventur

Die Stichprobeninventur ist eine rechtssichere Methode, die den Erfassungsaufwand deutlich verringert und leitet sich als Inventurerleichterung aus dem HGB her. Dabei wird eine repräsentative Stichprobe von Vermögensgegenständen gezählt.

Wann ist die Stichprobeninventur sinnvoll?

Der Einsatz lohnt sich vor allem in größeren Lagerhaltungen, industriellen Produktionsbetrieben oder im Handel, wo viele beziehungsweise ähnliche Güter gelagert werden und präzise IT-gestützte Systeme zur Bestandsführung vorliegen. Diese Form ist besonders geeignet, wenn eine klassische Inventur aufgrund von Zeit- oder Personalmangel ineffizient wäre oder der Betrieb nicht geschlossen werden kann.

Sie ist ebenfalls eine gute Alternative, wenn eine Zählung oder anderweitige vollständige Erfassung nicht möglich wäre, etwa bei bestimmten Rohstoffen oder Baumaterialien.

Vergleich: klassische Inventur vs. Stichprobeninventur
Maßnahme Klassische Inventur Stichprobeninventur
Personalbedarf Sehr hoch, mit Stammpersonal oft nicht umsetzbar Sehr gering, wenig, aber gut geschulte Mitarbeiter nötig
Lagerschließung Häufig erforderlich, da alle Bereiche betreten werden müssen Meist vermeidbar, da nur Teilbereiche temporär aufgesucht werden
Fehlerquellen Höher, da viele Menschen unter Zeitdruck zusammenarbeiten müssen Geringer, da nur wenig und hoch qualifiziertes Personal nach festgelegten Abläufen vorgeht
IT-Einsatz erforderlich Je nach Ausrichtung, dann aber mit hohem Hardwarebedarf Meist sinnvoll, oft durch vorhandene Infrastruktur abzudecken

Wann ist die Stichprobeninventur erlaubt?

Stichprobeninventur sicher durchführen

Die gesetzlichen Voraussetzungen für die Durchführung einer Stichprobeninventur legt § 241 Abs. 1 HGB fest. Wichtigste Voraussetzung ist, dass als Methode, ein „anerkannter mathematisch-statistischer“ Ansatz verwendet wird. Dafür muss die Stichprobe repräsentativ sein und völlig zufällig genommen werden. Zudem muss die Berechnung nachvollziehbar dokumentiert werden. Auch die äußeren Bedingungen müssen geeignet sein.

So werden etwa Lagerplätze benötigt, die eine Hochrechnung erlauben. Zudem muss eine Überwachung der Bestände erfolgen. Dies kann beispielsweise durch eine softwarebasierte Inventarverwaltung gewährleistet werden. Ziel ist es, dass die Ergebnisse in ihrer Aussagekraft mit einer körperlichen Inventur vergleichbar sind. Wird die Methode mit einer permanenten Inventur kombiniert, muss entsprechend die Lagerbuchführung vollständig, richtig und nachprüfbar sein.

Spezielle Zulässigkeiten nach § 241 HGB

Grundsätzlich ist die Implementierung eines geeigneten Lagerverwaltungssystems (ERP, WMS) zulässig, da die genaue Ausgestaltung im Gesetz nicht vorgeschrieben ist. Wichtig ist die Einzelerfassung der Bestände. Damit ist gemeint, dass nicht verschiedene Artikelgruppen zusammengefasst werden dürfen. Eine statistische Hochrechnung ist nur pro Posten möglich.

Zudem sind strenge interne Kontrollsysteme erforderlich, die eine gleichartige Konsistenz des Bestandes sicherstellen. Nicht zulässig ist die Methode daher für leicht verderbliche Güter oder solche, die hoher Schwankung durch natürliche Abgänge unterliegen. Auch sehr wertvolle Bestände sollen nicht per Stichprobe erhoben werden.

Verfahren der Stichprobeninventur

Die Durchführung mittels Stichprobenerhebung ist entsprechend anspruchsvoller als die einfache Zählung von Beständen. Sie beginnt mit der Auswahl der geeigneten Methodik. Für die Umsetzung stehen verschiedene mathematisch-statistische Verfahren zur Verfügung:

Hochrechenverfahren

Dabei werden eine oder mehrere Stichproben genommen und auf den gesamten Bestand hochgerechnet. Folgende vier Hochrechenverfahren sind anerkannt:

  • Mittelwertschätzung: Hier werden mehrere repräsentative Proben genommen und im Anschluss daraus ein Mittelwert gebildet. Es handelt sich damit um den Durchschnitt aller Messungen. Dafür werden alle Messergebnisse addiert und durch die Anzahl der Messungen geteilt.
  • Differenzenschätzung: Hier wird die Differenz zwischen dem Bestand laut Buchführung und einer repräsentativen stichprobenartigen Zählung festgestellt. Diese wird dann hochgerechnet auf den Gesamtbestand.
  • Verhältnisschätzung: Diese Methode ist geeignet für nicht übermäßig hochwertige Artikel, die aufgrund ihrer Beschaffenheit nicht gemessen oder gezählt werden können. Dies kann zum Beispiel eine Angabe in Kubikmetern für Schüttgüter sein. Sie kann anhand der Größe des Lagerplatzes geschätzt werden.
  • Regressionsschätzung: Sie ist besonders präzise und wird daher oftmals bevorzugt. Allerdings ist die Durchführung rechnerisch komplex. Dabei werden Werte von bekannten oder messbaren Variablen in Relation gesetzt und anhand des beobachteten Zusammenhangs Prognosen für den Gesamtbestand gestellt.

Die jeweils geeignetste Methode wird zur Dokumentation und für die Buchführung verwendet.

Sequentieller Test

Der Sequenzialtest ist ein flexibles Verfahren, bei dem im Vorfeld keine genaue Anzahl an Stichproben festgelegt wird. Stattdessen erfolgt ein laufender Abgleich mit erwarteten Werten. Je mehr diese übereinstimmen, desto weniger Durchgänge sind erforderlich. Dadurch kann beispielsweise erheblich Arbeitszeit eingespart werden.

Permanente Stichprobeninventur vs. Einmalige Stichprobe

Generell besteht für Verantwortliche die Auswahlmöglichkeit, zwischen der permanenten Inventur und der Stichtagsinventur. Bei der permanenten Inventur wird der Bestand in einem Lagerbuch fortlaufend erfasst und aktualisiert. Die Bestandsaufnahme kann dafür irgendwann im Jahr erfolgen. Bei der Stichtagsinventur muss die Zählung in einem engumgrenzten Zeitfenster erfolgen, oft zum Jahresende.

Unabhängig davon kann festgelegt werden, ob eine vollständige Zählung oder die Erhebung per Stichprobe zur Anwendung kommt. Im ersten Fall werden die Stichproben also nur im festgelegten Inventurzeitraum genommen. Bei der permanenten Stichprobeninventur wird der Bestand hingegen wiederholt im Jahr anhand von Stichproben kontrolliert.

Vorteile der Stichprobeninventur

Die Stichprobeninventur bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der klassischen Inventur. Man geht von einer Reduktion des Zählaufwands um bis zu 95 % aus. Dieser Wert ist sicherlich individuell zu bewerten, jedoch ist das Einsparpotenzial beim Zeitaufwand offensichtlich enorm.

Dies führt auch zu geringeren Personalkosten, da die Stichproben durch wenige Mitarbeiter genommen werden können. Die Entnahme und die spätere Hochrechnung lassen sich dabei mit größerer Sorgfalt vornehmen, wodurch die Fehlerwahrscheinlichkeit sinkt.

Für Mitarbeitende entsteht weniger Stress und Zeitdruck, da es nicht mehr erforderlich ist, den gesamten Lagerbestand in einem engumgrenzten Zeitraum physisch zu zählen. Das entlastet auch die Verwaltung, da Planung und Organisation der Inventur vereinfacht werden.

Die Produktivität wird kaum beeinträchtigt, da keine oder nur kurze Lagerschließzeiten erforderlich sind. Produktionsunterbrechungen werden dadurch oft vermieden. Gleichzeitig werden Prozesssicherheit und Qualitätskontrolle durch mathematische Verfahren unterstützt. Weiteres Optimierungspotenzial bietet die Einbindung digitaler Systeme, idealerweise mit Schnittstellen zu den verwendeten Buchhaltungssystemen.

Stichprobeninventur: Beispiel aus der Praxis

Anwendung in der Industrie: Ein internationaler Industriebetrieb mit mehreren Lagerstandorten führt seine jährliche Pflichtinventur mittels Stichprobenverfahren durch. Mithilfe eines integrierten ERP-Systems werden relevante Stichproben automatisch vorgeschlagen. Die Entnahme erfolgt im laufenden Betrieb.

Ergebnisse werden digital erfasst und ausgewertet. Dabei können Informationen und Auffälligkeiten zwischen den Standorten abgeglichen werden. Dies erhöht die Zuverlässigkeit der angewendeten Methoden und damit auch die Datenqualität. Es wird nicht nur der Personalaufwand im Vergleich zu einer herkömmlichen Vollinventur deutlich verringert. Auswertungen und Analysen lassen sich ebenfalls zentralisieren.

Produktionsausfälle werden auf diese Weise stark minimiert, da die Standorte hier oft in Abhängigkeit voneinander sind.

Einsatz digitaler Tools

Die Effizienz der gesamten Durchführung hängt maßgeblich von einer digitalen, transparenten und auditfähigen Systemumgebung ab. Folgende Anforderungen sind für den Softwareeinsatz relevant:
  • Bestandszuverlässige Lagerbuchführung (ERP/WMS/Handscanner)
  • Automatische Stichprobenziehung und Auswertung statistischer Verfahren
  • Dokumentation und Nachvollziehbarkeit (Audit-Trail)
  • Integration prüfungssicherer Auswertungen für Wirtschaftsprüfer

Wie die Software von Timly unterstützt

Mit digitalen Tools wie Timly wird die Datenbasis zur Verfügung gestellt, die für eine erfolgreich umgesetzte Stichprobeninventur notwendig ist. Damit ist es möglich, Bestände einfach zu tracken. Warenbewegungen lassen sich intuitiv sowie zeitsparend dokumentieren. Dabei werden alle relevanten Daten in der Historie der Assets festgehalten.

Arbeitsbereiche von Unternehmen können mittels logischer Verbünde und Containerobjekten abgebildet werden. Dadurch ist eine einfache Zuordnung von Beständen möglich. Deren Homogenität kann beispielsweise für jeden Bereich im Vorfeld digital festgestellt werden.

Zählvorgänge lassen sich direkt in der App dokumentieren. Erfassungen erfolgen mittels QR-Codes und integriertem Barcode-Scanner. Timly verfügt zudem über integrierte Schnittstellen zu zahlreichen ERP- oder Buchhaltungssystemen. Über die REST-API ist es auch möglich, eigene Implementierungen vorzunehmen.

Dabei werden sowohl Vorgaben des Datenschutzes als auch die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) gewährleistet. Dadurch ist entsprechend auch die GoBD-Konformität gegeben.

Fazit: Für wen lohnt sich die Stichprobeninventur?

Sie ist sinnvoll für Unternehmen mit umfangreichen Lagerbeständen und moderner IT-Infrastruktur. Besonders häufig ist sie in Industrie, Großhandel, Logistik und Bereichen wie dem Versorgungssektor sinnvoll einzusetzen. Die Kombination mit anderen Inventurarten (permanente Inventur, klassische Inventur für kritische Artikel) ist möglich und bietet zusätzliche Flexibilität.

Die Stichprobeninventur ist eine zukunftssichere, prozessorientierte und rechtskonforme Alternative oder Ergänzung zur klassischen Inventur und lässt sich mit dem richtigen Softwarepartner wie Timly optimal digitalisieren und automatisieren. Damit entsteht maximaler Nutzen bei minimalem Ressourceneinsatz – bei voller Compliance und Prozesssicherheit.

FAQs: Häufige Fragen zur Stichprobeninventur

Timly bietet die Möglichkeit, Massenartikel zu verwalten und diese logisch zuzuordnen. Wird ein Lagerplatz stichprobenartig ausgezählt, so können weitere Lagerplätze gefiltert und der Bestand hochgerechnet werden. Dabei ist auch der Soll-Bestand ersichtlich.

Das System verfügt über eine Nutzer- und Berechtigungsverwaltung. Dadurch ist immer klar, welcher Mitarbeitende eine Transaktion durchgeführt hat. Zudem wird für jedes Asset oder die Artikelkategorie ein unveränderliches Protokoll geführt. Berechtigungen lassen sich feingranular im Vorfeld festlegen.