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Die Balance zwischen niedrigen Lagerkosten und einer stets gewährleisteten Lieferfähigkeit ist für Unternehmen im Einkauf essenziell. Steigen die Lagerbestände, binden sie Kapital und erhöhen die Risiken veralteter Ware. Zu geringe Vorräte bringen die Gefahr von Lieferengpässen mit sich.

Zur Lösung dieser Herausforderung trägt die systematische Berechnung der optimalen Bestellmenge bei. Mit ihr lassen sich Bestellkosten, Beschaffungskosten und Lagerhaltungsaufwand optimal ausbalancieren. Ziel des Beitrags ist es, umfassend das Konzept, die Berechnung und die praxisnahe Anwendung der optimalen Bestellmenge zu erläutern.

Wie lautet die Definition der optimalen Bestellmenge?

Die optimale Bestellmenge bezeichnet diejenige Menge eines Artikels, die bestellt werden sollte, um die Gesamtkosten pro Jahr – insbesondere Lager- und Bestellkosten – zu minimieren.

Im Mittelpunkt steht die Frage: Wie viele Einheiten sollen bestellt werden, damit ein Unternehmen möglichst kosteneffizient wirtschaften kann?

Eine zu hohe Bestellmenge führt zu steigenden Lagerhaltungskosten und erhöhter Kapitalbindung. Zu niedrige Mengen bringen häufigere Bestellungen und damit höhere Bestellkosten mit sich. Die optimale Bestellmenge stellt den Wert dar, bei dem die Summe aller relevanten Kosten am geringsten ist.

Hauptaspekte der optimalen Bestellmenge

Es gibt viele gute Gründe, den Fokus auf die Ermittlung der bestmöglichen Bestellmenge zu richten. Lagerhaltung ist essenziell für funktionierende Prozesse im Unternehmen. Sie verursacht gleichzeitig einen nicht unerheblichen Kostenanteil, bei dem jede Optimierung zu nachhaltigen Einsparungen führen kann.

Wichtige Gründe sind in Kürze:

  • Reduzierung von Lagerhaltungskosten: Die Unterhaltung von Lagerflächen ist kostenintensiv. Weniger Bestand benötigt weniger Stellfläche und verringert den Verwaltungsaufwand.
  • Minimierung der Bestell- und Verwaltungskosten: Bestellungen müssen vorbereitet, Angebote eingeholt und verglichen werden. Die Verringerung der Bestellhäufigkeit spart Arbeitszeit und Liefergebühren.
  • Optimierung der Lieferfähigkeit: Es müssen die richtigen Waren zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Dafür ist eine exakte Analyse des Bedarfs hilfreich.
  • Sicherung eines konstanten Warenflusses: Die Bestellungen müssen zeitgerecht erfolgen, damit es zu keinen Unterbrechungen kommt. Zur Bestimmung sind Kennzahlen wie der tägliche Verbrauch und Lieferzeiten essenziell.

Das Modell der optimalen Bestellmenge ist ein entscheidender Faktor in jedem effizienten Bestellwesen.

Optimale Bestellmenge Formel – Die Andler-Formel

Die bekannteste Berechnungsgrundlage ist die klassische Andler-Formel oder auch Andlersche Losgrößenformel. Sie lautet:

Q = √(2 · Kᵦ · M ÷ Kₗ)

Dabei gilt:

  • Q: optimale Bestellmenge
  • Kᵦ: Bestellkosten je Bestellung
  • M: Jahresbedarf in Stück
  • Kₗ: Lagerhaltungskosten je Stück und Jahr

Beispiel zur Anwendung der Andler-Formel

Ein Unternehmen benötigt jährlich 10.000 Einheiten eines Artikels. Die Bestellkosten betragen 50 €, die jährlichen Lagerkosten pro Stück belaufen sich auf 2 €:

Q = √(2 · 50 · 10.000 ÷ 2)
Q = √500.000 ≈ 707 Stück

In diesem Fall ist die optimale Bestellmenge 707 Stück je Bestellung.

Sicherheitsbestand berechnen – Absicherung gegen Unsicherheiten

Der Sicherheitsbestand ist ein zusätzlicher Vorrat, der dafür sorgt, dass auch bei Lieferverzögerungen oder unvorhersehbarem Mehrbedarf keine Engpässe entstehen. Die Bestimmung des richtigen Sicherheitsbestands wird mit folgender Formel berechnet:

S = max. Verbrauch × max. Lieferzeit − Verbrauch × gewöhnliche Lieferzeit

Beispielrechnung

Nehmen wir an, der maximale Tagesverbrauch liegt bei 30 Stück, die maximale Lieferzeit bei 5 Tagen, die durchschnittliche Lieferzeit bei 3 Tagen:

S = 30 · 5 − 30 · 3 = 150 − 90 = 60 Stück

Der Sicherheitsbestand sollte demnach 60 Stück betragen. Dieser Wert muss bei der optimalen Bestellmenge stets berücksichtigt werden, wenn eine konstante Lieferfähigkeit garantiert werden soll.

Für Unternehmen ist es wichtige, die optimale Bestellmenge korrekt zu berechnen.

Optimale Bestellhäufigkeit Formel – Wie oft sollte bestellt werden?

Die optimale Bestellhäufigkeit ergibt sich aus dem Verhältnis von Jahresbedarf zu optimaler Bestellmenge:

Bestellhäufigkeit = Jahresbedarf ÷ optimale Bestellmenge

Beispiel:
Bei einem Jahresbedarf von 10.000 Stück und einer optimalen Bestellmenge von 707 Stück:

Bestellhäufigkeit = 10.000 ÷ 707 ≈ 14,1

Das Unternehmen sollte also etwa 14-mal pro Jahr eine Bestellung aufgeben.

Bestellkosten berechnen – Bestandteile und Optimierung

Die Bestellkosten sind ein Faktor, der oft unterschätzt wird. Im industriellen Sektor ist der Aufwand bei näherer Betrachtung häufig nicht unerheblich. Die Bestellkosten setzen sich im Detail aus verschiedenen Komponenten zusammen:

  • Verwaltungskosten: Die Bestellung muss zusammengestellt und geprüft werden. Unter Umständen sind verschiedene Lieferanten anzufragen und zu vergleichen. Die Einhaltung von Lieferfristen muss überwacht werden.
  • Lieferkosten: Transportkosten sind durch höhere Energiekosten angewachsen, Kommissionierung und Verpackung werden teurer durch steigende Löhne im Niedriglohnsektor.
  • Zahlungsbedingungen: Auch die Zahlungsabwicklung verursacht Kosten. Sie muss zeitgerecht erfolgen, um Skontoverluste zu vermeiden. Dennoch sollten Waren vor der Rechnungsbegleichung geprüft werden. Sehr frühzeitige Zahlungen ziehen zudem einen unnötigen Verlust von Zinsguthaben nach sich.

Tipps zur Optimierung des Bestellwesens

Es gibt einige „Stellschrauben“, anhand derer sich das Bestellwesen optimieren lässt. Ein wichtiger Punkt ist die Automatisierung der Bestellprozesse. Durch sauber berechnete Lagerkennzahlen lassen sich Bestellzeitpunkte und -mengen optimal bestimmen. Das automatisierte Auslösen der Bestellung reduziert Fehler und Verwaltungskosten.

Die Bündelung bei der Auswahl von Lieferanten spart Transportkosten und administrative Aufwände. Haben sich Händler als zuverlässig und preisgünstig bewährt, ist es oft zweckmäßig, möglichst viele Artikel des eigenen Bedarfs dort zu bestellen. Dabei können zum Teil auch geringfügig höhere Einzelpreise aufgefangen werden, wenn dafür Arbeitszeit eingespart wird.

Der Einsatz von digitalen Tools sorgt für Effizienz und Transparenz im Einkauf. Warenwirtschaftssysteme und Lagerverwaltungssoftware ermöglichen eine einfache Übersicht der Bestände und des Status von Lieferungen. Auch eine Dokumentation der Bestell- und Lieferprozesse ist dadurch gewährleistet.

Bestandsoptimierung – Methoden und Strategien

Bestandsoptimierung ist mehr als die reine Berechnung der Bestellmenge. Es gibt vielfältige Methoden und Strategien, um Lagerbestände dauerhaft schlank und flexibel zu halten:

  • ABC-Analyse: Priorisierung der Artikel nach Wert und Umsatzanteil.
  • XYZ-Analyse: Klassifizierung nach Vorhersagbarkeit der Nachfrage.
  • Just-in-Time-Beschaffung: Material wird möglichst knapp am Bedarf angeliefert.
  • Mindestbestände und Meldebestände: Automatisierte Nachbestellungen ab einem vordefiniertem Schwellenwert.
  • Forecasting & Digitalisierung: Einsatz von Prognose-Tools zur besseren Planung und Minimierung der Bestände.

Jede Methode bietet spezifische Vorteile und sollte flexibel mit anderen kombiniert werden, um auf Marktschwankungen und interne Veränderungen zu reagieren.

Lagerbestände reduzieren – 5 praktische Tipps

Ein dauerhaft optimiertes Lager senkt Kosten und minimiert Störungen in der Lieferkette. Fünf bewährte Maßnahmen zur Reduzierung überschüssiger Lagerbestände sind:

Echtzeit-Bestandsanalyse: Überwachen Sie Ihre Bestände permanent in Echtzeit. Ein- und Ausgänge werden umgehend erfasst, Ausgaben und Verbräuche dokumentiert. Mit dem ganzheitlichen Ansatz, wie ihn etwa Timly verfolgt, haben Sie sowohl Arbeitsmittel als auch Lagerbestände einfach und übersichtlich im Blick.

Flexible Bestellmengen: Eine feingranulare Dokumentation von Verbräuchen und Nachfragen ermöglicht die Anpassung der Ordermenge an aktuelle Bedarfe. Saisonale Schwankungen und Trends können durch die permanente Analyse historischer Daten und aktueller Entwicklungen erkannt und berücksichtigt werden.

Automatisierte Bestellvorschläge: In ganzheitlichen Systemen wie Timly lassen sich Lagerkennzahlen hinterlegen. Bei Erreichen der Bestellpunkte werden Verantwortliche automatisiert benachrichtigt oder direkt eine Order bei hinterlegten Lieferanten ausgelöst. Dies geschieht bereits, bevor Engpässe drohen.

Analyse von Lieferantendaten: Werden Ihre Beschaffungsprozesse engmaschig dokumentiert, liefert dies wertvolle Datenbestände. Die Optimierung der Liefer- und Beschaffungszyklen wird durch Auswertung historischer Datensätze zielgerichtet und effizient.

Digitale Dashboards: Behalten Sie wesentliche Lagerkennzahlen permanent im Blick. Transparenz über alle Bestände und Bewegungen in Echtzeit sind eine optimale Basis für schnelle Entscheidungen.

Jeder dieser Tipps kann ein wichtiger Baustein sein, Kapitalbindung und Risiken durch veraltete Ware zu minimieren.

Digitale Bestandsoptimierung mit Timly

Gerade bei der Verwaltung von Lagerbeständen und der Beschaffungsplanung sind unterschiedliche digitale Lösungen im Einsatz. Dazu zählen vielfach auch Excel-Tabellen oder gar Listen in Papierform. Dies macht eine Überwachung von Prozessen schwierig. Zudem fehlen häufig Schnittstellen zu Warenwirtschafts- und Buchhaltungssystemen. Jede manuelle Übertragung erhöht das Risiko von Fehlern um ein Vielfaches.

Timly verfolgt den ganzheitlichen Ansatz. Alle Informationen und Anforderungen rund um das Asset-Management – von der Bestellung bis zum Verbrauch – werden in einer Anwendung abschließend verwaltet. Dabei spielt die Art der Artikel keine Rolle, ebenso nicht Größe und Struktur des Unternehmens. Das Organigramm jeder Organisation und jedes Unternehmens lässt sich durch das Einpflegen von Standorten und Arbeitsbereichen abbilden.

Inventar, Arbeitsmittel und Lagerartikel werden einheitlich, aber dennoch mit allen benötigten Attributen verwaltet. Informationen wie zum Beispiel Standort, Verantwortliche, Zuordnung zu einer Entität im Unternehmen sowie Stückzahl sind einfach ersichtlich.

Das cloudbasierte Design ermöglicht jederzeit den einfachen Zugriff vor Ort im Lager per Timly-App auf dem Smartphone. Für die Verwaltung stehen darüber hinaus feingranulare Filtermöglichkeiten und aussagekräftige Übersichten wichtiger Kennzahlen in Echtzeit zur Verfügung. Über vorbereitete Schnittstellen ist eine Synchronisierung von Datenbeständen mit Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssystem möglich.

Mit modernen Ansätzen wie dem von Timly wird es möglich, Bestände digital zu optimieren. Zahlreiche integrierte Hilfsmittel sorgen dabei für ein neues Effizienzniveau.

Vorteile der digitalen Optimierung mit Timly

Die digitale Organisation des Lagerwesens wird zunehmend alternativlos. Timly bietet zahlreiche Vorteile für die Optimierung:

  • Automatische Berechnung der optimalen Bestellmenge, durch permanent tagesaktuelle Lagerkennzahlen – angepasst in Echtzeit.
  • Dynamische Prognosen: Auf historische Daten basierende Vorhersagen erlauben eine verbesserte Disposition und bedarfsgerechte Bestellungen.
  • Automatisches Tracking von Sicherheitsbeständen und sofortige Warnmeldungen bei drohenden Engpässen. Dabei sind auch Meldungen an externe Lieferanten möglich.
  • Nahtlose Integration zu Einkauf, Lieferanten und ERP-Systemen. Neben vorbereiteten Schnittstellen zu Anwendungen wie SAP, DATEV, ABACUS und vielen weiteren, ermöglicht die flexible REST-API auch die Einbindung beliebiger anderer Lösungen.
  • Automatisierte Workflows minimieren Fehler, steigern Geschwindigkeit und verschaffen Teams mehr Freiraum für strategische Aufgaben.
  • Individuelle Dashboards schaffen maximale Transparenz über alle Warenbewegungen und Lagerstände.

Die smarte Kombination aus mathematischer Berechnung und Automatisierung schafft eine Bestandsoptimierung, die auf dem neuesten Stand der Technik ist und Wettbewerbsvorteile sichert.

Fazit – Bestandsoptimierung auf höchstem Niveau

Die optimale Bestellmenge ist eine zentrale Stellschraube für effizient gesteuerte Lagerbestände und hilft, Kosten zu senken, Lieferfähigkeit zu sichern und Ressourcen optimal zu nutzen. Mit der klassischen Andler-Formel, der Berücksichtigung des Sicherheitsbestands und dem Einsatz digitaler Lösungen wie Timly ist es möglich, das Bestellwesen und die Lagerhaltung auf ein neues Qualitätslevel zu heben.

Wer Bestandsoptimierung heute vorausschauend betreibt, profitiert von modernen IT-Tools, die nicht nur Berechnungen automatisieren, sondern auch Handlungsimpulse liefern, bevor es zu Engpässen oder Überbeständen kommt. Timly steht hier als innovativer Partner zur Seite und bietet intelligente Lösungen für jede Branche.

FAQs: Häufige Fragen zur optimalen Bestellmenge

Die optimale Bestellmenge bezeichnet die Bestellgröße, bei der die Gesamt­kosten aus Bestellkosten und Lagerhaltungskosten minimal sind. Während die Bestellkosten mit zunehmender Bestellmenge sinken, steigen die Lagerhaltungskosten mit größeren Bestellmengen an und sind entsprechend bei kleineren Mengen geringer.

Die optimale Bestellmenge wird mithilfe der Andlerschen Formel berechnet. Sie dient dazu, jene Bestellmenge zu ermitteln, bei der die Summe aus Bestell- und Lagerhaltungskosten minimal ist.

Die Formel lautet:
q = √((2 · Jahresbedarf · Bestellkosten) / (Produktwert · Lagerkostensatz))

In der Praxis gibt es keine pauschal empfohlene Bestellmenge, da sie stark von den jeweiligen Rahmenbedingungen im Lager abhängt. Üblicherweise wird jedoch jene Bestellmenge empfohlen, bei der Gesamt­kosten und operative Aufwände optimal ausbalanciert sind.

Typischerweise orientiert sich die empfohlene Bestellmenge an folgenden Faktoren:

  • Verbrauch bzw. Jahresbedarf des Artikels
  • Bestellkosten pro Bestellung (z. B. Verwaltung, Transport)
  • Lagerhaltungskosten (Kapitalbindung, Lagerfläche, Risiko)
  • Lieferzeiten und Liefersicherheit
  • Mindestbestellmengen oder Verpackungseinheiten des Lieferanten
  • Nachfrageschwankungen und Sicherheitsbestände

In vielen Lagern dient die optimale Bestellmenge nach der Andlerschen Formel als Ausgangspunkt. Diese wird anschließend praxisnah angepasst, etwa an verfügbare Lagerkapazitäten, Cashflow-Ziele oder operative Einschränkungen.