Wartungsmanagement – mit Timly auf dem Weg zu Maintenance 4.0

Auf dieser Seite finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:

• Wie Inventarisierungssoftware für professionelles Wartungsmanagement sorgt
• Was gehört zum Wartungsmanagement: Definition und Begriffe
• Wie ein Wartungsplaner funktioniert
• Als Wartungsplaner Excel verwenden – eine Idee mit Schwächen
• CMMS: Computerized Maintenance Management System

Wie Inventarisierungssoftware für professionelles Wartungsmanagement sorgt

Wirklich effektives Wartungsmanagement lässt sich nur mit einer speziell dafür konzipierten Software umsetzen. Moderne Inventarisierungslösungen wie Timly verfolgen den ganzheitlichen Ansatz. Bei konsequenter Umsetzung gibt es nur noch einen zentralen Speicherort für alle das Inventar betreffenden Informationen. Ein Blick in die App von Timly genügt und Ihre Mitarbeiter haben alle tagesaktuellen Fakten über anstehende Termine und Hinweise zur Handhabung einer Maschine vor sich. Das ineffektive Führen von Listen, unprofessionelle Klebezettel mit Hinweisen und das Verwalten verschiedener Terminkalender gehören mit Timly der Vergangenheit an.

Dies spart nicht nur Arbeitszeit. Professionelles Wartungsmanagement steigert die Arbeitssicherheit und trägt zur Langlebigkeit sowie zum Werterhalt des Maschinenparks eines Unternehmens bei. Daher zahlt sich der Einsatz einer Inventarisierungssoftware wie Timly gleich in mehrfacher Hinsicht aus.

Was gehört zum Wartungsmanagement: Definition und Begriffe

Das Wartungsmanagement gliedert sich in der Praxis in zwei Bereiche:

1. Pflichttermine:
Hierunter fallen alle gesetzlichen und sonstigen Vorschriften, deren Einhaltung gemäß Compliance-Anforderungen des jeweiligen Unternehmens notwendig sind. Hierzu zählen etwa der sogenannte E-Check nach der DGUV-Vorschrift 3, bei der elektrische Geräte periodisch auf Betriebssicherheit getestet werden. Dabei müssen einerseits die Termine im Blick gehalten werden. Andererseits ist es aber auch erforderlich, eine Übersicht über Standorte und Zuordnungen an Mitarbeiter für die entsprechenden Geräte zu führen. Ansonsten beginnt bei jedem anstehenden Prüftermin eine erneute Suche und Auflistung von zu prüfenden Arbeitsmitteln.

2. Fakultative Termine:
Damit sind solche gemeint, die entweder nach Herstellervorgaben eingehalten werden sollten, um Garantieansprüche zu erhalten oder zum Erhalt der Funktionalität freiwillig durchgeführt werden. Beispiele hierfür sind Sicht- und Funktionsüberprüfungen, Inspektionen und Termine für regelmäßigen Tausch von Verschleißteilen.

Aufgrund der Vielfalt der Termine und der Unterschiedlichkeit verwendeter Arbeitsmittel wird schnell deutlich, dass „Insellösungen“ nur bedingt Abhilfe schaffen und dadurch letztlich auch nicht effizient sind. Eine gute Inventarisierungssoftware wie Timly zeichnet sich dadurch aus, dass alle Bedarfe bei der Verwaltung von Inventar und Arbeitsmitteln nativ abzubilden sind.

Die Software ist sozusagen in der Lage, jederzeit alle auftretenden Fragen zu technischen Details, anstehenden Terminen und aktuellen Standorten zu beantworten. Aufgrund der von Timly verwendeten Infrastruktur stehen die Daten an jedem gewünschten Ort – in der Verwaltung, in der Werkhalle, auf der Baustelle und sogar im Homeoffice – zur Verfügung.

Wie ein Wartungsplaner funktioniert

Software ist immer dann besonders effektiv, wenn sie zur Lösung eines konkreten Problems entworfen wurde. Aus diesem Grund arbeitet Timly eng mit seinen Kunden aus Industrie, Handel und öffentlicher Verwaltung zusammen. Viele Funktionen für das Wartungsmanagement wurden aufgrund der Formulierung von Anforderungen durch Kunden entworfen und implementiert.

Es ist mit Timly möglich, Inventar jeglicher Art zu erfassen. Dafür sorgen Kategorien mit beliebig anpassbaren Feldern. Neben Grundinformationen finden deswegen auch Wartungsanleitungen, Checklisten und Protokolle durchgeführter Prüfungen und Inspektionen Platz in der digitalen Akte eines Assets.

Für die einfache Identifizierung im System sorgt ein QR-Code, der als platzsparender Aufkleber am Gegenstand befestigt werden kann. Verknüpfungen von Assets untereinander, etwa von Werkzeug, das einem Fahrzeug zugeordnet werden kann, sind genauso möglich wie die Hinterlegung von Standorten und verantwortlichen Mitarbeitern.

Die praktische Anwendung erleichtert die für Smartphones und Tablets optimierte Timly-App. Hiermit kann jeder berechtigte Mitarbeiter den QR-Code eines Assets aufrufen und – abhängig von den persönlichen Berechtigungen – Informationen einsehen, ergänzen und aktualisieren.

Da der Datenbestand auf einem abgesicherten Cloud-Speicher abgelegt ist, reicht eine Internetverbindung für den Zugriff. Die Konformität mit den Anforderungen der DSGVO garantiert der Anbieter. Ein Öffnen des Firmennetzwerks für den Zugriff von außerhalb ist nicht notwendig, um Mitarbeitern den Zugriff von unterwegs oder vom Heimarbeitsplatz aus zu ermöglichen.

Der integrierte Wartungsplaner von Timly versendet zeitgerecht Hinweise über anstehende Termine per E-Mail an zuständige Abteilungen. Zusätzlich sehen Vorgesetzte bei der Disposition von Arbeitsmitteln und Mitarbeiter bei der Übernahme von Maschinen oder Werkzeugen in der App, ob alle notwendigen Termine eingehalten wurden oder ob aktuell eine Prüfung oder Wartung ansteht. Um die Koordination von Terminen in der Verwaltung zu erleichtern, stehen zudem übersichtliche Kalenderüberblicke für das Wartungsmanagement am Desktop-PC zur Verfügung.

Als Wartungsplaner Excel verwenden – eine Idee mit Schwächen

Eine Digitalisierung in der Wartung vorzunehmen ist ein sinnvoller Schritt, der aber manchmal zu lang hinausgezögert wird. Verantwortliche scheuen sich in manchen Fällen, kostenpflichtige Software für einen Anwendungszweck wie das Wartungsmanagement anzuschaffen, wenn bereits Lizenzen für vermeintlich geeignete Programme vorhanden sind. Daher werden Termine und andere Informationen in vielen Unternehmen mit Excel verwaltet. Das Tabellenkalkulationsprogramm ist ohne Zweifel ausgereift und für etliche Anforderungen gut geeignet.

Für das Wartungsmanagement trifft dieses jedoch nicht zu. Eine sinnvolle Nutzung ist nur im Büro auf entsprechend großen Monitoren möglich. Der Zugriff mit Mobilgeräten von Arbeitsstätten wie Baustellen und Industriehallen aus ist kaum zumutbar und in der Praxis auch schwierig umzusetzen. Aus diesem Grund liegen die benötigten Informationen über ein Arbeitsmittel mit Excel nicht dort vor, wo damit gearbeitet werden muss. Um wichtige Fakten zu erfahren, sind Nachfragen in der Verwaltung nötig.

Aktualisierungen, etwa wenn eine Wartung durchgeführt wurde, müssen mehrere Stationen passieren und werden erst mit Verzögerung eingetragen. Allein der personelle Mehraufwand macht den Einsatz eines Tabellenkalkulationsprogramms als Wartungsplaner ineffektiv. Fehlende Mechanismen für die Automatisierung von Benachrichtigungen erhöhen zudem das Risiko, dass wichtige Termine übersehen werden.