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Hilfe & FAQ.

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Fragen & Antworten

Klicken Sie auf eine einzelne Frage, um die Antworten darauf aufzuklappen. Bitte zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, falls Sie weitere Fragen haben.

Allgemein

Timly eignet sich für Unternehmen aller Branchen von 15 bis 5’000 Mitarbeitern, die ihre Ressourcen effizient online verwalten möchten.

Ja, Timly ist modular aufgebaut. Sie können zwischen zwei Modulen wählen oder auch beide Module nutzen. Timly bietet die beiden Module „Personal & Talent“ und „Inventar & Services“ an.

Timly ist als „Software as a Service“ (SaaS-Modell) konzipiert. Das heisst, wir als Anbieter betreiben die Software und die IT-Infrastruktur. Für die Nutzung von Timly benötigen Sie lediglich einen Computer, einen Internetanschluss und einen modernen Webbrowser. Die Kosten für den Betrieb der Software und der IT-Infrastruktur übernehmen wir und sind durch die Zahlung einer jährlichen Nutzungsgebühr abgedeckt.

Wir erheben eine jährliche Nutzungsgebühr, welche auf der Anzahl der Mitarbeiter (Personal & Talent Modul) bzw. Anzahl an Gegenständen wie Geräte, Fahrzeuge, Immobilien, etc. (Inventar & Services Modul) beruht. Unsere Preise finden Sie auf den jeweiligen Unterseiten: Inventar-Preise, Personal-Preise

Für die initiale Einrichtung Ihres Accounts fällt eine einmalige Gebühr abhängig von der Unternehmensgrösse an. Dafür unterstützen wir Sie auch bei der Einführung und stehen Ihnen beratend zur Seite, um sicherzustellen, dass Sie den maximalen Nutzen aus der Software ziehen können.

Die Vertragslaufzeit beträgt regulär 12 Monate und kann drei Monate vor Ablauf gekündigt werden. Ansonsten verlängert sich der Vertrag um weitere 12 Monate.

Kunden Support

Mit der Zahlung der Nutzungsgebühr erhalten Sie von uns auch Unterstützung bei Problemen, die während der Nutzung der Software auftreten. Wir sind an Werktagen während den normalen Geschäftszeiten von 8:00 bis 17:00 Uhr telefonisch, über unser Kontaktformular oder via E-Mail (wird bei Vertragsabschluss kommuniziert) erreichbar.

Nein, der Kunden Support ist in Ihrer jährlichen Lizenzgebühr enthalten.

Timly besitzt ein umfangreiches Berechtigungssystem. Sie können die Berechtigungen pro Mitarbeiter individuell definieren und somit festlegen, auf welche Bereiche und Funktionen der Mitarbeiter Zugriff haben soll.

Ja. Timly kann auch via mobiler Endgeräte wie Laptop, Tablet oder Mobiltelefon aufgerufen und bedient werden.

Einrichtung

Im Durchschnitt dauert es etwa ein bis vier Wochen ab Vertragsschluss, bis Timly in Ihrem Unternehmen einsatzbereit ist. Dies hängt massgeblich davon ab, in welcher Form und Qualität Daten für einen Import in Timly verfügbar sind bzw. wie schnell Sie die Informationen auf Ihrer Seite für die initiale Anlage in Timly aufbereiten können.

Nein, Timly ist eine SaaS Lösung (Software as a Service). Sie brauchen daher keine spezielle Software oder Hardware für die Nutzung von Timly. Alle Updates werden automatisch vorgenommen. Daher haben Sie durch Timly auch keinen zusätzlichen IT Aufwand.

Ja, das System verfügt über eine moderne Web API Schnittstelle auf JSON Basis.

Öffnen Sie Timly (app.timly.com) im Browser Ihres iPhones (Safari) oder scannen Sie mit der Kamera Ihres iPhones einen Timly QR-Code. In Safari gelangen Sie über das Icon „aA“ in der URL-Leiste ganz oben links zu den Website-Einstellungen. Dort haben Sie die Möglichkeit, Timly bei Verwendung im Browser dauerhaft Zugriff auf Ihre Kamera sowie auf den Standort zu gewähren, sodass Sie bei Aufruf der Timly App einen Standort mit einem Klick speichern oder ohne Unterbrechung den Inventar-Scanner verwenden können. Timly hat durch diese Einstellung nur dann Zugriff auf Ihre Kamera, wenn Sie den Scanner in Timly aktivieren und nur dann Zugriff auf Ihren Standort, wenn Sie einen Geräte-Standort speichern möchten. Ausserhalb dieses Funktionsbereichs hat Timly zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf Ihre Kamera oder Ihre Standort-Informationen!

Legen Sie die Timly App als Icon für einen Schnellzugriff auf Ihren Homescreen an. Dadurch können Sie Timly mit nur einem Klick öffnen. Dazu öffnen Sie Timly im Browser oder scannen Sie einen Timly QR-Code. Klicken Sie im Browser unten auf das mittlere Icon. Scrollen Sie anschliessend runter und klicken Sie auf „Zum Home-Bildschirm“. Anschliessend noch speichern und fertig!

Klicken Sie im Anmeldebereich unter app.timly.com unten rechts auf „Passwort vergessen“ und geben Sie Ihre E-Mail Adresse ein. Die E-Mail Adresse muss mit der in Timly hinterlegten E-Mail Adresse übereinstimmen. Bei korrekter Eingabe der E-Mail Adresse erhalten Sie eine E-Mail von Timly und können über den Link darin ein neues Passwort registrieren.

Datensicherheit und Datenschutz

Die Daten in Timly gehören Ihnen und unterliegen der Datenschutzverordnung (DSGVO). Daten werden nicht weitergeben oder verkauft. Daher haben wir technische und organisatorische Massnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung implementiert, welche wir kontinuierlich weiterentwickeln. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Bei Vertragsabschluss stellen wir weitere Vertragsdokumente zur Verfügung: Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, Technische und Organisatorische Massnahmen sowie eine Liste der Unterauftragsverarbeiter.

Wir unternehmen alles, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten. So wird von der Datenbank täglich ein Backup erstellt. Zudem ist Timly mit Ruby on Rails programmiert worden, das als erprobtes und sicheres Programmierframework gilt. So schützt es von Haus aus gegen typische Sicherheitsprobleme wie CSRF, Script– und SQL Injection. Ebenfalls stellen wir unsererseits sicher, dass wir Ruby on Rails aktuell halten und Sicherheitsupdates nach Erscheinen umgehend installieren. Genauere Informationen hierzu können Sie bei Interesse unseren TOM – Technische und Organisatorische Massnahmen entnehmen.

Timly wird im Datencenter Frankfurt (DE) beim Hosting Provider Microsoft Azure gehostet. Somit unterliegt Timly der strengen Datenschutzverordnung der Europäischen Union.

Fragen zum Personal & Talent Modul

Sie können eine Vielzahl von Stammdaten Ihrer Mitarbeiter einpflegen, hierzu gehört z.B. Name, Adresse, Geburtsdatum, Anstellungsdetails sowie Fähigkeiten und Berechtigungen. Zudem können Dokumente wie Zertifikate und Zeugnisse angehängt werden.

Fähigkeiten & Berechtigungen werden über das Module Personal & Talent erneuert oder zugewiesen. Timly unterstützt Sie in diesem Prozess. Mit wenigen Klicks könne Sie eine Schulung erstellen und die entsprechenden Mitarbeiter als Teilnehmer dazu einladen. Timly unterstützt Sie auch in der Administration: so können Sie z. B. die Einladungen zur Schulung bzw. die Teilnehmerliste direkt im System für alle Teilnehmer erstellen und drucken. Nach Abschluss der Schulung in Timly, werden die erlangten Fähigkeiten direkt aktualisiert und die erfolgreiche Schulungsteilnahme in der Personalakte dokumentiert.

Ja. Verschiedene Filter und Suchfunktionen erlauben Ihnen, sich schnell einen Überblick über Ihre Mitarbeiter und deren Fähigkeiten zu verschaffen. Hierzu zählen z.B. Gruppierungen aller Mitarbeiter nach bestimmen Fähigkeiten und Berechtigungen oder Berufsgruppen, oder das Erstellen eines Schulungsplans. Diese Funktion unterstützt Sie in der Personal- und Ausbildungsplanung.

Timly übernimmt die Dokumentation in den Personalakten soweit wie möglich für Sie und erinnert Sie automatisch an offene Aufgaben. Generell haben wir die notwendigen Schritte rund um die Datenpflege sehr einfach und intuitiv gestaltet. Sie können zum Beispiel nach einer Schulung über einen automatisch generierten QR-Code auf der Teilnehmerliste die Schulung im System als “abgeschlossen” markieren. Fotografieren Sie Nachweisdokumente (wie z.B. die unterschriebene Teilnehmerliste) oder Zertifikate einfach mit einem Mobiltelefon ab und hängen Sie das Foto an die Schulung an. So haben Sie die Schulungsteilnahme in Timly in einem Schritt sauber dokumentiert und die Fähigkeiten oder Berechtigung der Schulungsteilnehmer aktualisiert.

Ja. Bestehende Mitarbeiterdaten wie Stammdaten, Fähigkeiten und Berechtigungen können bei der Einrichtung importiert werden, sofern diese in Form von Excel oder CSV Dateien vorliegen.

Fragen zum Inventar & Services Modul

Timly ist sehr flexibel aufgebaut, sodass Sie im Grunde genommen jede Art von Gegenständen oder Objekten verwalten können. Bspw. Geräte, Fahrzeuge, technische Anlagen, Immobilien, Computer Hardware, Maschinen, etc.

Ja. Sie können einzelne Geräte an Mitarbeiter zuweisen, sodass Sie stets sehen, welcher Mitarbeiter über welche Geräte verfügt. Auch haben Sie die Möglichkeit, einzelnen Mitarbeitern einen Zugang in Timly zu gewähren, sodass die Mitarbeiter via QR-Code Scan und einem Klick, Geräte auf das eigene Mitarbeiterprofil buchen bzw. zuweisen können. Die Gerätebewegungen werden historisch erfasst und abgebildet.

In Timly kann für jeden Gegenstand ein zugehöriger QR-Code generiert werden. Via Smartphone kann dieser QR-Code gescannt werden, um alle Informationen und Bearbeitungsmöglichkeiten zum Gegenstand aufzurufen. Unter anderem kann der Standort via GPS Signal des Smartphones erfasst und gespeichert werden. Die Standort-Historie ist in Timly ersichtlich. Nebst der GPS Koordinaten wird auch erfasst, welcher Mitarbeiter zu welcher Uhrzeit den Standort erfasst hat.

Ja. Wir helfen Ihnen dabei, Ihr gesamtes Inventar initial in Timly zu importieren. Dies kann bspw. über eine CSV- oder Excel-Datei durchgeführt werden. Auch können Informationen über unsere API Schnittstelle automatisiert und regelmässig importiert werden.

In Timly können zu jedem Gegenstand Reparaturen und Wartungen dokumentiert werden. Schäden oder Probleme können auch vor Ort via QR-Code Scan erfasst werden. Diese Meldungen laufen zentral im „Service Center“ in Timly zusammen und ein Verantwortlicher wird automatisch informiert. Sie behalten zudem alle gerätebezogenen Aufgaben und Termine übersichtlich im Blick und werden proaktiv über fällige Aufgaben informiert.

Kontakt

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